Globeteam

Procesoptimering

henrik600x400

Kontakt mig gerne, hvis du vil høre mere

procesoptimering

Procesoptimering giver tilfredse ”kunder” og medarbejdere

Og selvfølgelig øger det også effektiviteten i organisationen. Men det vigtigste er oftest, at procesoptimering giver færre fejl, større forudsigelighed og automatiserer de trivielle opgaver. Globeteam bistår vores kunder med procesoptimering på mange niveauer fra de “små” optimeringer til de “store”, og oftest indebærer det en eller anden form for digitalisering. 

Når vi taler om små procesoptimeringer, så kan det fx være implementering og adoption af Microsoft 365 til at forbedre den personlige effektivitet eller optimere samarbejdet i grupper – internt og på tværs af organisationer.

Større procesoptimeringer kan ske ved leverance af specialudviklede systemer eller ved brug af Globeteams egen konfigurerbare standardplatform til procesunderstøttelse; Casewhere. Endelig kan vi yde rådgivningsbistand til procesoptimering med brug af kundens eksisterende IT-løsninger eller hjælpe med anskaffelse af nye.

procesoptimering

Globeteam har et helhedsorienteret syn på procesoptimering med fokus på især tre områder:

1. Skab overblik over gevinstpotentialet:
Hvad er potentialet, og i hvilken del af jeres forretning ligger det?

2. Valg af teknologi:
Vi har et både bredt og dybt kendskab til de teknologier og systemer, som kan optimere en organisations processer. Hvad enten det er CRM-systemer, ECM/ESDH-systemer eller procesunderstøttende systemer.

3. Forankring i organisationen:
Organisationens parathed skal passe til ambitionsniveauet for procesoptimeringen. Udbyttet kommer først, når medarbejderne har taget forandringerne ”til sig” og ændret på arbejdsgangene.

procesoptimering

Modenhedsvurdering: Er organisationen parat til procesoptimering?

Forretningens processer bliver sjældent forbedret alene ved en teknologisk løsning. Der ligger et stort arbejde i at få nye processer indarbejdet i organisationen – både i ledelsen og hos medarbejderne. Desuden oplever vi ofte, at forudsætningerne for procesoptimering ikke er på plads – hverken organisatorisk, teknisk eller metodisk.

Vi anbefaler derfor, at der gennemføres en indledende parathedsvurdering, som kan pege på mangler i det grundlæggende fundament for at kunne forbedre processerne. Til det har vi udviklet vores egen pragmatiske metode til vurdering af en organisations parathed til procesoptimering.

Se mere her

procesoptimering

Forskellige typer af procesoptimeringer

Ved at optimere forretningens processer kan I øge effektiviteten og værdiskabelsen.
Globeteam bistår vores kunder med procesoptimering på mange niveauer fra de “små” optimeringer til de “store.” Herunder kan du se konkrete eksempler på, hvordan vi griber optimering af forskellige niveauer af processer an.

“Små” procesoptimeringer

Effektiviser enkelte forretningsprocesser vha. Microsoft 365, chatbots eller kunstig intelligens.

Hvordan bruger man Microsoft 365 til at optimere arbejdsgange?

Et er teknisk at ”tænde” for de nye funktioner i Microsoft 365. Noget andet er at opnå forretningsmæssig værdi af funktionerne. Det kræver, at der sker en forankring (eller adoption) af anvendelsen af Microsoft 365.

Microsoft 365 er en bred platform, som giver mange muligheder for at arbejde med dokumenter og information og for samarbejde med andre – både inden for og uden for organisationen.

Derfor er det vigtigt at afklare, hvad implementeringen af Microsoft 365 betyder for organisationens medarbejdere. Hvordan skal man i fremtiden arbejde og samarbejde omkring dokumenter? Hvordan får man ændret de meget indgroede arbejdsgange med fx at sende dokumenter til hinanden via e-mail frem for at samarbejde omkring dem i OneDrive eller på et SharePoint site? Endvidere vil en implementering af Microsoft Teams som telefoniplatform give helt nye muligheder for kommunikation – både internt og med eksterne parter.

Dette kræver grundig forberedelse og dialog med organisationen om, hvordan man skal arbejde fremadrettet. Hvor ligger de største gevinster ved Microsoft 365? Hvem skal opleve gevinsterne? Hvad er forudsætninger for at få det forventede udbytte? Hvad skal der udarbejdes af vejledninger? Hvordan får man introduceret de nye funktioner med tilhørende arbejdsmåder til medarbejderne? Hvordan måler vi, om vi har ændret adfærd og arbejdsgange?

Hvordan får man en chatbot til at aflaste supportfunktionen?

Chatbot-teknologien er bl.a. velegnet til at aflaste en organisations supportfunktioner – fx i IT-afdelingen, juridisk afdeling eller studiekontoret på universiteter og læreanstalter.

Sådanne projekter starter typisk med en foranalyse med overordnet afklaring af muligheder og potentiale. Den munder ud i en strategi med business case og plan for afprøvning af chatbot-teknologien.

Foranalysen gennemføres af en forretningskonsulent og en teknisk specialist i tæt samarbejde med den del af kundens forretning, der er berørt.

Kan man bruge maskinlæring til automatisering og intelligent fejlsøgning?

Kunstig intelligens og maskinlæring er nye teknologier til procesoptimering, som store virksomheder allerede har taget i anvendelse. Men det er Globeteams erfaring, at der også er potentiale i mindre og mellemstore organisationer – både til at automatisere trivielle processer og til at øge kvaliteten i virksomhedens processer gennem støtte til sagsbehandlere.

Et godt eksempel er kontrolprocessen i en offentlig myndighed, som på baggrund af stikprøver gennemfører kontrol af virksomheders regnskaber. Kunstig intelligens/maskinlæring anvendes til at overføre indhold i skannede bilag til strukturerede oversigter, så sagsbehandleren kan foretage den indledende kontrol. Derefter udsøges ”mistænksomme” bilag på baggrund af særlige ord og mønstre i bilagene. Endelig anvendes historiske data til at finde mønstre i tidligere regnskaber, for dermed at gøre kontroludtagningen mere målrettet.

Sådanne projekter starter typisk med en foranalyse med overordnet afklaring af muligheder og potentiale, der munder ud i en strategi med business case og plan for afprøvning af kunstig intelligens/maskinlæring.

Foranalysen gennemføres af en forretningskonsulent og en teknisk specialist i tæt samarbejde med den del af kundens forretning, der er berørt.

Hvis det med tiden viser sig, at vi med machine learning-modellen kan optimere udtagelsen af regnskaber under den risikobaserede kontrol, kan GI øge anvendelsen af modellens udbredelse. Hidtil har udtagelsen af regnskaber været baseret på traditionelle analyser. Fremover får vi en maskine til at kigge på det, og så må vi se, hvad udbyttet bliver. Men vi har da en formodning om, at projektet kan være med til at effektivisere vores arbejde. For teknologien virker på den måde, at jo flere data, maskinen fodres med, des mere lærer den om de faktorer, der er udslagsgivende for fejl, og des mere effektiv bliver den i nedslaget."

Administrerende direktør, Lars Axelsen, Grundejernes Investeringsfond

“Store” procesoptimeringer

Ønsker I som virksomhed målrettet at gå efter at optimere og digitalisere forretningens primære processer, kan det ske ved et specialiseret fagsystem eller et generelt ESDH- eller Enterprise Content Management-system. Eller en mellemting – en konfigurérbar standardplatform som fx Globeteams Casewhere-platform. Hvilken type system man vælger, vil afhænge af en indledende analyse.

Casewhere – En fleksibel løsning til digitalisering af processer

Globeteam tilbyder Casewhere, som er en unik løsning til procesautomatisering. Casewhere er udviklet på baggrund af vores erfaringer med digitalisering og optimering af processer og arbejdsgange i både stat, kommune og private virksomheder.

Globeteams løsning til procesautomatisering integrerer med jeres eksisterende systemer og kan anvendes på arbejdsprocesser og systemer af meget forskellig karakter. Den kan implementeres bredt i organisationen eller på enkelte, afgrænsede processer. Det er nemt at udvide løsningen med nye arbejdsprocesser, efterhånden som behovet opstår, ligesom processer altid kan ændres, forfines og justeres.

Nedenfor kan du se 2 eksempler på, hvordan organisationer har anvendt Casewhere til procesunderstøttelse.

Eksempel 1

Globeteams digitale parkeringsløsning

Tusindvis af borgere søger hvert år p-licenser, hvilket kræver mange ressourcer til sagsbehandling i kommunerne. 

Med Globeteams konfigurerbare it-platform, Casewhere, har Københavns Kommune øget automatiseringsgraden betydeligt i forbindelse med ansøgning og udstedelse af parkeringslicenser. Også brugervenligheden er betydeligt forbedret – både for ansøgere og sagsbehandlere.

Læs om løsningen for kommunale parkeringslicenser

Eksempel 2

Ansøgnings- og sagsbehandlingsløsning hos Den Statslige Kompetencefond (DSK)

DSK har opnået en fuld digitalisering af deres ansøgnings- og sagsbehandlingsproces ved hjælp af Casewhere.

Fra den ansatte søger om støtte til kompetenceudvikling, og lederen godkender, til sagen behandles af DSK eller af overenskomstparterne, og støtten til slut udbetales via Navision.

Læs casen med Den Statslige Kompetencefond

procesoptimering

Få vurderet jeres parathed til procesoptimering

Få vurderet og løftet organisationens parathed og evne til at høste gevinster af digitaliseringen. Som en del af et digitaliseringsprojekt kan vi hjælpe jer med at gennemføre en indledende parathedsvurdering. 

Mange organisationer har ambitioner om at høste gevinster gennem yderligere digitalisering af deres processer. Men ofte bremses ambitionerne af, at de nødvendige ledelsesmæssige, tekniske og organisatoriske forudsætninger ikke er på plads. Disse forudsætninger kalder vi med et samlet begreb “Digital modenhed”.

Man kan kaste sig ud i digitaliseringen af sine processer uden at forholde sig til disse forudsætninger, men før eller siden støder organisationen ind i sine begrænsninger for en eller flere af forudsætningerne.

Globeteam anbefaler derfor, at man som led i digitaliseringsprojektet gennemfører en vurdering af organisationens digitale modenhed, så man på forhånd har identificeret områder, hvor forudsætningerne ikke er helt på plads, og får løftet modenheden til et tilstrækkeligt niveau som en del af digitaliseringsprojektet.

Modenhedsmodel

Gennemprøvet modenhedsmodel

For at hjælpe organisationer med at foretage denne vurdering, har Globeteam udviklet en modenhedsmodel og metodik til vurdering af organisationers parathed og evne til at høste gevinster ved procesoptimering.

Som uvildig partner sikrer vi, at organisationen får afdækket den reelle situation og ikke får tegnet et skønmaleri.

Modenhedsanalysen omfatter følgende 5 trin:

a. Formål og scope for analysen

b. Den aktuelle situation vedr. digitalisering af processer

c. Udvalg af afdelinger og interviewpersoner – både i IT og i forretningen

a. Gennemføres i dialog for at sikre forståelse af spørgsmål

b. Kan gennemføres enkeltvis eller som gruppeinterview

a. De konkrete interviews afhænger af organisationens størrelse, struktur og scope for analysen

a. Eventuel tilpasning af rapporteringen, der fremsendes

Nyhedsbrev

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler