Kundecase

Fuld digital ansøgningsproces hos Den Statslige Kompetencefond

Udfordring

Den Statslige Kompetencefond ønskede en fuld digital løsning fra start til slut, som var målrettet deres konkrete behov.

Løsning

Globeteam har i samarbejde med Den Statslige Kompetencefond konfigureret en løsning med Casewhere for at optimere det samlede ansøgnings- og sagsbehandlingsforløb, hvor en medarbejder ansøger om støtte til kompetenceudvikling.

Resultat

Parterne i ansøgningsprocessen – ansøgere, ledere, sagsbehandlere i Kompetencesekretariatet og hos de faglige parter – opnår store fordele med Casewhere-løsningen til at understøtte det samlede sagsforløb.

Fuld digital ansøgningsproces for 180.000 statsligt ansatte

Hvordan kan en konfigurerbar procesplatform bidrage til at optimere en ansøgnings- og sagsproces? Læs her, hvordan Den Statslige Kompetencefond har digitaliseret deres ansøgnings- og sagsbehandlingsproces. Fra den ansatte ansøger, og lederen godkender, til sagen behandles af enten Den Statslige Kompetencefond eller af overenskomstparterne, og støttebeløbet udbetales via Navison, når kompetence-udviklingsaktiviteten er gennemført.

Den Statslige Kompetencefond yder tilskud til kompetenceudvikling til godt 180.000 ansatte i staten og administrerer ca. 172 mio. kr., som er afsat i forbindelse med den statslige overenskomstaftale i 2018.

Udfordring

Den Statslige Kompetencefond ønskede en fuld digital løsning fra start til slut, som var målrettet deres konkrete behov. Både for at kunne give den bedst mulige betjening af ansøgere og deres ledere og for at anvende færrest mulige ressourcer i Kompetencesekretariatet, der administrerer Kompetencefonden i samarbejde med overenskomstparterne på det statslige område.

Kompetencesekretariatet er en lille organisation, og der er potentielt 180.000 ansøgere, så hverken sekretariatet eller ansøgerne (og deres arbejdspladser) kan leve med en halv-digital løsning, hvor ansøgningsblanketter skal udskrives, underskrives, scannes, mailes osv. Foruden ønsket om en fuldstændig digital ansøgningsproces var der behov for et smidigt digitalt samspil med overenskomstparterne, som skal træffe beslutning om de kompetenceudviklingsaktiviteter, der ikke er på positivlisten.

Ydermere skulle projektet gå hurtigt. Beslutningen om at etablere Den Statslige Kompetencefond blev taget under de statslige overenskomstforhandlinger i 2018, og de endelige rammer for fonden var på plads i starten af 2019. Herefter kunne det kun gå for langsomt, da overenskomstparterne naturligt nok ønsker at få de 172 mio. kr. i spil til at støtte kompetenceudviklingen ude på arbejdspladserne.

Løsning

Globeteam har i samarbejde med Den Statslige Kompetencefond konfigureret en løsning med Casewhere for at optimere det samlede ansøgnings- og sagsbehandlingsforløb, hvor en medarbejder ansøger om støtte til kompetenceudvikling. Ansøgningen skal godkendes af medarbejderens leder, inden den sendes til Den Statslige Kompetencefond, hvor den sagsbehandles af fondens egne sagsbehandlere, hvis den ansøgte aktivitet er positivlistet. Ellers skal sagsbehandlingen foretages i fællesskab af overenskomstparterne – Moderniseringsstyrelsen og de faglige organisationer.

Når kompetenceudviklingsaktiviteten er afholdt, indsender lederen en rapport, og støtten udbetales til arbejdspladsen via Navision Stat.

Alle brugere arbejder i samme løsning, og Casewheres sikkerhedsmodel og arkitektur sikrer, at de enkelte parter kun har adgang til de informationer, de er autoriseret til.

Globeteam udvikler digital procesansøgning

Resultat: En Fuld digital ansøgningsproces

Parterne i ansøgningsprocessen – ansøger, leder, sagsbehandlere i Kompetencesekretariatet og hos de faglige parter – opnår store fordele med Casewhere-løsningen til at understøtte det samlede sagsforløb:

Ansøger og leder oplever, at indsendelse af ansøgningen sker på samme måde som i en almindelig selvbetjeningsløsning. Den store fordel ligger i, at ansøgere har direkte adgang til egne ansøgninger og kan følge med i ansøgningens sagsbehandlingsforløb, uden der skal laves særlige integrationer mellem det interne sagssystem og selvbetjeningsløsningen. Ansøgere og ledere er således altid fuldt opdateret om deres ansøgninger og vil sjældent have behov for at kontakte Kompetencesekretariatet for oplysninger om status.

Sagsbehandlere i Kompetencesekretariatet oplever, at de samlede sagsbehandlingsforløb er fuldt understøttet. Sagsbehandlingen er fokuseret på processen og data frem for udelukkende på sager og dokumenter. Da dataindtastningen ikke nødvendigvis er bundet til konkrete procestrin, kan brugeren altid ”komme af” med sine data. Samtidig holder Casewhere styr på, om de nødvendige data er indsamlet og indtastet, for at ansøgningen kan komme videre. Sagsbehandlere oplever endvidere, at det er nemt at samarbejde med både ansøger og overenskomstparter, da der er fuld gennemsigtighed – direkte i systemet.

Sagsbehandlere hos overenskomstparter har et godt overblik over både ansøgninger og procesforløb – for egne sager og for teamets/kontorets sager. For ansøgninger, der skal behandles af overenskomstparter, er der udviklet en særlig funktion, hvor parterne tilkendegiver, om de overvejer tilsagn eller afslag, om de ønsker sagen drøftet med modparten, eller om de er sikre på, at de vil give tilsagn/afslag. Disse ”voteringer” er synlige for modparten direkte i systemet.

Simulering af økonomiske konsekvenser
For sagsbehandlere i både Kompetencesekretariatet og hos overenskomstparterne er der opsat en simuleringsfunktion. Sagsbehandleren udvælger de ansøgninger, som hun overvejer at godkende og ser straks, hvilke konsekvenser en godkendelse vil have for fondspuljens budget. Det er nemt at til- og fravælge yderligere ansøgninger samt træffe beslutning om de udvalgte ansøgninger.

Læs mere om procesoptimering herunder

Få afklaret, om din organisation kan have værdi af en procesplatform. Se forløbet her

Er din organisation moden til digitalisering af processer? Download vores model til modenhedsanalyse

Få vurderet og løftet din organisations digitale modenhed. Se Globeteams modenhedsanalyse

Se video om
Den Statslige Kompetencefond

Venligst accepter statistics, marketing cookies for at se denne video.
Per Andreasen fra Globeteam
Per Andreasen
Projektansvarlig

Kan jeg hjælpe?

Vil du høre mere om, hvordan Globeteam kan hjælpe dig med en lignende løsning, så kontakt mig gerne på +45 2427 7131 eller pan@globeteam.com

Nyhedsbrev

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler