Globeteam
Organisatorisk forandring
Organisatorisk forandring – fra de strategiske overvejelser til den afsluttende gevinstrealisering
Organisationer forandrer sig ikke, men det gør mennesker, når de er vidende, kompetente og motiverede for at ændre adfærd. Og når tilstrækkeligt mange mennesker ændrer sig, så ændrer organisationen sig. Langt de fleste forandringer i vores arbejdsliv drives i dag af de teknologiske muligheder. Og derfor går organisatorisk forandring stort set altid hånd i hånd med den tekniske implementering. Fordi teknikken gør det muligt at ændre, den måde vi arbejder på.
Organisatorisk implementering er en stor og vidtfavnende disciplin, som dækker alle aspekter i forandringen. Fra de første overordnede strategiske overvejelser og beslutninger til den afsluttende gevinstrealisering ude i forretningen. Globeteam kan hjælpe jer gennem hele forløbet, så I sikrer, at jeres projekt holder budgettet, slutter til tiden og giver de forventede resultater.
Organisatorisk forandring med individuelle tilpasninger
Organisatorisk implementering sikrer, at den/de tekniske løsning(er) der implementeres får den ønskede effekt på medarbejderne, interessenterne, samfundet og bundlinjen. Delelementerne er mange og ikke alle organisationer har behov for at berøre dem alle. Meget kan være låst på forhånd ud fra det tekniske setup og de økonomiske rammer, der er for implementeringen.
Globeteams ydelser skal derfor ses som mulige delelementer, som den enkelte organisation kan plukke i for at få den optimale tilgang til netop deres implementering. Netop den individuelle tilpasning er essentiel. Alle organisationer er forskellige og alle organisationer har deres eget særpræg, som bør tilgodeses i implementeringen. Kultur, struktur og processer er forskellige og de tre vil altid være udslagsgivende for, hvilke delelementer der skal indgå i opgaveløsningen og også for, hvordan opgaven løses i praksis.
Globeteam har stor erfaring med organisatorisk implementering i både offentlige og private virksomheder. Erfaringer, vi altid bringer med ind i nye løsninger. Ikke for at kopiere, for det giver ikke mening. Men for at inspirere og synliggøre forskellige muligheder, før den endelige plan for den organisatoriske implementering lægges fast.
Delelementer i den organisatoriske implementering
Den organisatoriske implementering består af flere delelementer. For alle elementer gælder, at Globeteam har højt kvalificerede konsulenter med relevante certificeringer og akkrediteringer, som kan rådgive om – og udføre – de enkelte opgaver og binde dem sammen til en værdiskabende helhed. Vi har konsulenter med både forretningsmæssig og teknisk viden, der tilsammen kan medvirke til at skabe den optimale organisatoriske forandring i din organisation.
Del 1 – Strategi og planlægning
Et godt udgangspunkt er at begynde med at se på, hvad der allerede er besluttet. Og også se på, hvad organisationens overordnede strategi og vision peger i retning af. Som en naturlig del af dette arbejde ses ind i, hvad de praktiske og økonomiske rammer giver mulighed for og ikke mindst, hvilke gevinster der forventes på baggrund af implementeringen. Er der allerede en beslutning og plan for den tekniske implementering vil denne oftest danne udgangspunkt for arbejdet. Det kan også være ønsket om en effektivisering eller omorganisering af en bestemt proces eller organisationsenhed, der er udgangspunktet for forandringen. Der arbejdes hen mod et resultat, der er tilstrækkeligt tydeligt og skarpt til at udarbejde en samlet plan for de kommende faser.
Del 2 – Assessment
Her syreprøves snittet mellem den strategiske beslutning og retning op mod den praktiske virkelighed i organisationen. Alt efter forandringens natur kan der eksempelvis kigges ind i det tekniske setup, brugerkompetencer, kultur, struktur og processer. Sidst, men ikke mindst, vil mål for forandringen ofte også indgå i denne fase. Slet og ret fordi det de fleste steder er vigtigt, at forandringens delelementer er bundet op på målbare mål, så den forventede gevinstrealisering kan synliggøres efter implementeringen.
Del 3 – Plan for den organisatoriske implementering
Ud fra det foreliggende materiale udarbejdes en samlet plan for den organisatoriske implementering. Tidsplanen og faserne vil typisk basere sig på den tekniske implementering, idet det ofte er den tekniske implementering, der danner basis for forandringen. De enkelte delelementer beskrives som projektaktiviteter, og der kobles i muligt omfang gevinstrealiseringsmål på. Metodemæssigt arbejder vi efter den forandringsmodel kunden foretrækker. Oftest ender vi dog op i at benytte Prosci® change management model med tilhørende ADKAR-metodik for selve forandringsledelsesdelen.
Del 4 – Change Management – planlægning og alignment
Operationaliseringen nedbrydes i en række relevante planer for selve change management arbejdet. Globeteam anvender her Prosci® modellen. Først benyttes relevante værktøjer af modellen til at analysere organisationen og ud fra analyseresultaterne konkretiseres planer og detaljerede aktiviteter på relevante områder. Som minimum vil der altid være planer og aktiviteter inden for Kommunikation, Kompetenceudvikling, Adoption (brug) og Gevinstrealisering. I arbejdet sikres også den ledelsesmæssige forankring og opbygning af det omkringliggende supportapparat.
Del 5 – Change Management – gennemførsel
Operationaliseringen gennemføres ud fra den beskrevne plan. Globeteam kan stå for alle aktiviteter, men oftest gennemføres arbejdet i et tæt samarbejde mellem de ansvarlige Globeteam konsulenter og projektorganisationen/slutbrugere hos kunden.
Oftest er ADKAR tilgangen den bærende:
- Awareness – Den kommunikative opgave som går på, at målgruppen er vidende om forandringen på alle relevante områder
- Desire – Motivationen i organisationen sikres, så alle i målgruppen er klar til aktivt at deltage i forandringen.
- Knowledge – Kompetenceopbygning for målgruppen, så alle er i stand til at håndtere, mestre og bruge de nye muligheder.
- Ability – Skubbe på målgruppens brug af de nye muligheder, så de begynder at forbedre egne processer og arbejdsgange som planlagt og som fastlagt i gevinstrealiseringsmålene.
- Reinforcement – Fastholdelse og forbedring. Fastholde de gode forandringer og gentænke de, der ikke giver den ønskede effekt. I samarbejde med målgruppen med øje for de opstillede gevinstrealiseringsmål.
Del 6 – Opsamling og projektafslutning
Når change management aktiviteterne er gennemført, foretages en opfølgning på den samlede operationelle implementering tilpasset forandringens art, mål og omfang. Typisk vil den indeholde input fra målgruppen i form af kvalitative og kvantitative analyser koblet med systemdata på faktisk brug. Data, der alle kan benyttes til at binde knuden op mod den oprindelige strategi og plan samt de opstillede gevinstrealiseringsmål for forandringen.
Metode og praktisk gennemførsel af den organisatoriske forandring
”One size does not fit all” når det kommer til organisatorisk forandring.
Og der er også stor forskel på, hvor meget og hvor lidt forskellige organisationer selv ønsker at være involveret i opgaverne. Det er Globeteams konsulenter vant til. Vi spiller derfor ind, hvor der er behov og deler gerne viden og erfaringer undervejs. Med vores tilgang til organisatorisk implementering vil konkretiseringen af den enkelte løsning altid kræve dialog mellem Globeteam og organisationen. Og på baggrund af denne vil Globeteam komme med et projektforslag, der beskriver de aftalte aktiviteter, opgaver, opgavefordelingen og det forventede tidsforbrug.
Globeteams tilgang er fleksibel, og vi arbejder med både store og små opgaver på området. Nogle løsninger kan reelt klares med 5 timer til at få kommunikationen på plads, og andre kræver intensiv træning af brugerne i store internationale organisationer. Kontakt os gerne og hør om vores erfaringer – de gode råd er altid gratis!
Globeteams erfaring og kompetence
Globeteam har gennem årene arbejdet med organisatorisk forandring i en lang række organisationer og virksomheder.
- Vi har lavet digitaliseringsstrategier og hjulpet virksomheder med at realisere dem og i den forbindelse også hjulpet med at gennemføre den organisatoriske implementering.
- Vi har hjulpet med udvælgelse og implementering af standardsystemer og har her sikret, at organisationerne tog godt mod det nye system og de nye processer.
- Vi har analyseret IT-afdelinger og andre organisatoriske enheder og hjulpet med transformationen til nye og mere moderne og effektive afdelinger.
- Vi har været ansvarlige for at udvikle specialsystemer til understøttelse af specifikke forretningsprocesser fx til Den Statslige Kompetencefond, Københavns Kommune og Taxa 4×35, hvor vi også har sørget for kommunikation, træning osv. for at sikre den organisatoriske forandring.
Globeteam har endvidere inden for de seneste 3 år gennemført +50 forløb med kunder, som involverede organisatorisk implementering i relation til organisationers behov for, i Corona-perioden, hurtigt at komme videre med brug af Microsoft Teams til onlinemøder og samarbejde og dermed også drevet den bredere Microsoft 365 implementering. Ikke alene på applikationssiden, men også på alt det andet, som kræves for at flytte en organisation fra on premise til cloud.
Derfor er compliance og sikkerhed, Modern Workplace og endpoint management, filmigrering, Windows og Citrix/VPN langt de fleste steder også blevet en integreret del af den organisatoriske implementering. For bare det at finde sine filer, at koble sig på remote og kunne samarbejde sikkert virtuelt både internt og eksternt, kræver sin bruger! Og brugen – og dermed gevinstrealiseringen – vil altid være betinget af, at brugerne kan og vil bruge de nye muligheder.
I Globeteam kan vi hjælpe organisationen med at tænke alt dette sammen. Vi kan skabe overblik, og vi kan sikre en forståelig, styret og ”rolig” implementering af alt det nye over for brugerne. Med effekt og tilfredshed til følge. Vi har højt specialiserede og certificerede konsulenter på de relevante områder. Konsulenter, der er vant til at se mulighederne og udfordringerne i ”det nye” fra alle relevante vinkler og ikke kun fra serverrummet.
Hvad er jeres udbytte
Uden brug ingen effekt! Så kort kan det siges.
Organisatorisk implementering er ingen garanti for, at alle brugere i organisationen bruger de nye muligheder optimalt. Men det er en garanti for, at der er tænkt over, hvordan den nye løsning bedst muligt overdrages til forretningen og til de enkelte brugere. Og jo bedre denne overlevering er, jo større er sandsynligheden for, at de vælger at benytte mulighederne optimalt. Og derved ændrer organisationen sig og derved er der en langt højere sandsynlighed for, at organisationen opnår de opstillede gevinstrealiseringsmål.
Organisatorisk forandring giver ikke resultaterne i sig selv, men studier fra Prosci® viser, at aktivt Change Management øger sandsynligheden for succesfuld implementering af et givent projekt med en faktor 6.
Organisatorisk implementering og aktiv Change Management og fokus på adoptionen giver med andre ord et projekt, der holder budgettet, slutter til tiden og giver de forventede effekter. Og det er da værd at gå efter!
Nyhedsbrev
Få vores nyhedsbrev
Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler