Bliv bedre til at høste gevinsterne af jeres digitaliseringsinitiativer
Ingen offentlige myndigheder er i tvivl om, at det er vigtigt at få værdi ud af sine projekter – men hvorfor lykkes man så sjældent med gevinstrealisering? Globeteam har nogle bud – og en vej frem.
Artiklen er skrevet af Inge Bograd, som er forretningskonsulent og projektleder hos Globeteam.
Den er der hele tiden. Den løftede pegefinger fra en autoritet, som påpeger at myndighederne ikke tager gevinstrealisering tilstrækkelig seriøst. Inden for det seneste år var det først Rigsrevisionen. Så Statens IT-råd. Og vi ved det godt. Det er ressourcekrævende og svært at holde fast i at realisere og dokumentere projekters værdi. Det er indbygget i vores måde at disponere økonomi og ressourcer, at når et projekt slutter, vender vi blikket et andet sted hen og kaster os over nye opgaver og udfordringer.
Forankring er kernen i gevinstrealisering
Myndighederne er typisk ret gode til at sikre, at projekterne når i mål og bliver afsluttet. Men mindre gode til at få modtagerne af et projekt taget med helt ombord i planlægningen og ikke mindst sikre, at de stadig er med ombord ved afslutningen. Her hopper kæden af. Det er ikke underligt. Det ER svært at bede en driftsrolle om at holde fast i at indarbejde nye vaner. Men det er dér, de reelle forandringer og dermed gevinster bliver skabt. Der er mange måder at skabe forankring – men når vi taler realisering af de forventede gevinster/værdier i et projekt, er der særligt ét råd, vi vil give.
Undgå at det bliver for stort eller svært
Gevinstrealisering handler først og fremmest om at få dem, der reelt skal skabe værdien, til at gå med og holde fast – fordi det er attraktivt at gå efter værdien. Lykkes du med dét, er du halvt i mål.
Globeteam har en metodik, der hjælper med at få det til at ske – uden at det bliver for stort. Den bygger på nogle få trin:
- Fold billedet ud over, hvad projektet leverer, og hvordan det forventes at give værdi – det kan gøres enkelt og overskueligt på én side (fx ved at bruge et gevinstrealiseringsdiagram eller tilsvarende metode/skabelon).
- Skab begejstring (eller i det mindste forståelse og accept) hos dem, der modtager projektet, ved udsigten til denne værdi.
- Brug deres viden til at definere de 2-4 vigtigste forandringer, der skal til, for at høste værdien.
- Få projektet til at fokusere på disse forandringer. Evt. ved at have et egentligt forandrings-/gevinstspor i projektet – og vurdér projektets succes på baggrund af, om forandringerne lykkes.
Kunsten i hele dette er at holde sig til at fokusere på FÅ, REPRÆSENTATIVE forandringer, som er vigtige – og tro på, at hvis de lykkes, så trækker de læsset, og de øvrige forandringer følger ofte med.
Metoden kan bruges både fra starten af et projekt, eller senere, når projektet er i gang – eller måske endda afsluttet. I kan også nøjes med at tage dele af metoden i brug – fx som hjælp til at styre implementering af en strategi.
Vil du læse mere om Gevinstrealisering?
