Sådan reducerer du risikoen for, at jeres SAP S/4HANA-projekt bliver forsinket

Skrevet af
Christian Veng
Artikel

Del indlæg

Undgå, at jeres SAP S/4HANA-projekt bliver forsinket.

Overgangen til SAP S/4HANA kan blive en lang, dyr og besværlig proces, hvis ikke I har styr på de tekniske leverancer, der klargør jeres it-platform til implementeringen.

Artiklen er skrevet af erfarne SAP-ekspert Christian Veng, som er ansvarlig for Globeteams SAP-team og -ydelser

I runde tal er cirka halvdelen af virksomhederne i en Gartner-undersøgelse forsinkede i forhold til deres projektplanlægning af go-live datoen for overgangen til SAP S/4HANA. Flere af de ting, Gartner-undersøgelsen peger på som årsag til forsinkelserne, er en række af de tekniske discipliner i en SAP-migrering. Det vil sige leverancer, som hverken SAP eller en SAP-implementeringspartner har ansvaret for at løse, men som det forventes, at virksomheder selv har styr på. Det er alle de opgaver, der skal leveres af den eksisterende it-organisation, som får den nye SAP-platform til at spille sammen med de eksisterende systemer i det eksisterende it-landskab.

I denne artikel oplister Christian Veng i kronologisk rækkefølge de vigtigste leverancer og opgaver, virksomheder selv har ansvaret for i en SAP S/4HANA-migreringsproces begyndende med det, der skal adresseres først i projektet. Ræsonnementet er, at jo større forståelse virksomheder har for dette arbejde, des bedre muligheder har de for at komme på forkant med udfordringerne, og dermed reducerer de risici.

1. Arkitektur

Den første opgave under forberedelsen af SAP S/4HANA-projektet er at definere projektets scope. I skal kortlægge, hvilke lande og hvilke afdelinger der skal bruge SAP, ligesom I også skal have overblikket over jeres områdebestemte forretningsprocesser mellem SAP og eksempelvis produktion, finans, salg og HR. Baseret på den kortlægning er den første udfordring at få defineret og afgrænset SAP S/4HANA-projektets løsningsarkitektur og tekniske arkitektur, så jeres integrerede forretningsprocesser på tværs af it-platforme har et integreret teknisk fundament at køre på. I skal eksempelvis finde ud af, hvilke SAP-komponenter og licenser I skal indkøbe og konfigurere, hvilke andre it-systemer SAP skal snakke sammen med, på hvilken infrastruktur SAP skal køre, om det skal være cloud eller traditionel hosting og så videre. Med andre ord skal I, inden I begynder at projektere jeres SAP S/4HANA-migrering, definere, hvordan jeres grundarkitektur skal se ud. Det er denne arkitekturplan, der driver meget af arbejdet, omkostningerne, risikobilledet og ansvarsfordelingen i de kommende faser af migreringen.

2. Sikkerhed

Det næste skridt, som mange glemmer tidligt i forløbet, er at få styr på, hvordan jeres eksisterende it-sikkerhedsmodel og tilhørende sikkerhedsværktøjer og -applikationer bliver påvirket af overgangen til SAP S/4HANA. Jeres sikkerhedsmodel er reguleret af lovgivning, branchekrav og interne forretningsregler. Det er alle sammen forhold, der skal indarbejdes i løsningen, integrationerne, sikkerhedsværktøjer og infrastrukturen, når SAP S/4HANA-platformen sættes op. Det er langt mere besværligt og meget dyrere at gøre det på bagkant, når I bliver tvunget til det. Tommelfingerreglen er, at I ikke blot kan overføre designet af jeres eksisterende sikkerhedsmodel til SAP S/4HANA. Som forretningsmotor og teknisk platform er SAP S/4HANA så markant anderledes end tidligere versioner af ERP-softwaren, at I skal redefinere de sikkerhedsprincipper, der kontrollerer regler, roller, rettigheder, processer og så videre på tværs af hele organisationen.

3. Design

Noget af det, der gør en SAP S/4HANA-migration kompleks, er, at man skal have bygget alle de snitflader, der gør dataudveksling mulig mellem jeres eksisterende forretningssystemer og den nye SAP-platform. Det kræver, at I kender jeres forretningsprocesser i detaljen – både forretningsmæssigt og implementeringsteknisk. Eksempelvis: Hvilke systemer snakker sammen, hvilke data skal leveres til SAP, hvilke data skal eventuelt trækkes ud af SAP igen, hvordan tilgår jeres kunder og brugere data og så videre?

Et lavpraktisk eksempel på en designspecifik udfordring: Tænk på alle de systemer og forretningsapplikationer, der indeholder jeres masterdata i dag. Hvor skal masterdata fremover bo – i SAP, i et forretningssystem i jeres datacenter eller måske i en helt tredje cloudløsning? Hvem må rette i de data? Hvem kontrollerer, at der ikke går noget tabt i dataudvekslingen, eller at data lander i de forkerte hænder? Hvordan sørger I for, at de entiteter, der hedder ét og fylder så mange tegn i det gamle system, bliver overført korrekt til det nye, hvor samme entitet nu hedder noget andet og kun må fylde det halve? At få designet og efterfølgende bygget de nødvendige tekniske og logiske integrationer er en tidskrævende opgave, der kræver hård styring, hvis ikke man skal falde bagud i forhold til tidsplanen.

4. Udrulning

Med en solid arkitektur, en tilpasset sikkerhedsmodel, et gennemtænkt løsningsdesign og en projektplan, der er justeret herefter, er det sjældent det at bygge selve løsningen, der giver udfordringer. Det er mennesker, der får it-projekter til at lykkes og blive en succes. Men det er også mennesker, der forsinker og får it-projekter til at mislykkes. De organisatoriske aspekter og forandringsledelsen af mennesker er et vigtigt element i den løbende klargøring til SAP S/4HANA. Interne forhold såsom ændringer i personlige præferencer og magtstrukturer samt manglende kommunikation kan spænde ben for et ellers velsmurt SAP-projekt, hvor der er styr på SAP-implementeringspartnerens og jeres egne tekniske leverancer. Også i it-organisationen skal forandringerne adresseres og indarbejdes, så I er i stand til at køre projekter, implementere nye features og supportere jeres kunder og brugere fremadrettet. Langt de fleste virksomheder, der har implementeret en ny SAP S/4HANA-platform er samtidig overgået til en ny cloudbaseret infrastruktur og ender derfor i en ny virkelighed med nye it-leverandører, kontrakter, kernekompetencer og leveranceprocesser sammenlignet med deres nuværende setup.

5. Styring

I et SAP S/4HANA-projekt er der ikke kun brug for tekniske kompetencer, der kan bygge infrastruktur og integrationer, håndtere data, designe sikkerhed, implementere forretningsprocesser og så videre. Der er som i alle andre store projekter også brug for styringskapacitet, der ved, hvordan man organiserer og leverer de påkrævede interne ydelser i et SAP S/4HANA-migreringsprojekt. Her skal jeres projektledere og teamledere brobyggerne ved at have indsigt i og erfaring med styring af generel it-udvikling samt specifik SAP-standardsystemimplementering. Uden denne koordinerende – og kontrollerende – kompetence risikerer projektet hurtigt at komme bagud i forhold til SAP-implementeringspartnerens projektplan. Et velstruktureret SAP S/4HANA-migreringsprojekt følger en metodisk gennemtestet fasemodel specifikt udviklet til SAP-projekter. Styringen inkluderer planlægning af de mange leverancer fra jeres interne it-organisation, som de facto er underleverandører til jeres SAP S/4HANA-projekt. Den interne it-organisation skal kunne levere i henhold til projektets SAP-implementeringsmetodik, og leverancerne skal integreres i den overordnede SAP-projektplan. Derfor skal it-organisationen meget præcist vide, hvad de skal levere, i hvilken rækkefølge, hvornår der skal testes og så videre. 

Hjælp til trængte SAP-kunder

Globeteam etablerede den 1. oktober et særligt team med den erfarne SAP-ekspert Christian Veng i spidsen, som skal hjælpe de virksomheder, der inden for de næste tre til fem år skal overgå til den nye SAP-platform SAP S/4HANA. Læs pressemeddelelse her

Du kan læse mere her om hvordan Globeteam kan være jeres teknologipartner i en SAP S/4HANA migration og hjælpe jer med at bygge bro mellem SAP-disciplinerne og IT-disciplinerne for at sikre en god SAP S/4HANA-transformation.

Andre læste også
Står digitalisering af Frontline Workers på agendaen? Tag fat i Globeteam
12. januar 2023
Deltag i webinar: Digitalisering af Frontline Workers skaber værdi for både virksomhed og Frontline Worker
På dette webinar får du inspiration til, hvordan I kan udnytte de data, I allerede har til rådighed, og vi giver eksempler på, hvordan digitalisering kan implementeres i praksis ved hjælp af digitale værktøjer og processer.
Globeteams erfarne konsulenter rådgiver omkring IT-sourcing
15. november 2022
Understøtter jeres outsourcingkontrakt en agil udviklingsstrategi?
Stiger prisen på jeres outsourcingkontrakt pga. de høje elektricitetspriser? Så er det måske nu, I skal tage en dialog med leverandøren om at skrue op for agiliteten
9. november 2022
Morgenmøde: Risikerer din virksomhed store prisstigninger på jeres IT-leverancer?
Kom til morgenmøde den 24. november og få svar på, om jeres IT-leverandør har lov til at hæve prisen som følge af de stigende energipriser, og hvilke muligheder I i så fald har for at optimere kontrakten.

Nyhedsbrev

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler