Sådan kan I bruge Statens Budgetsystem, SBS

Skrevet af
Globeteam
Globeteam

Del indlæg

Introduktion til og overblik over Statens Budgetsystem, SBS

Målet med denne artikel er at give input til de overvejelser, I skal gøre jer for at sikre det optimale udbytte af SBS i netop jeres institution. Målgruppen for artiklen er chefer og medarbejdere i økonomifunktionen med ansvar for budgettering.

Institutionsbudgettet er omdrejningspunktet i SBS. Det er via institutionsbudgettet, I gennemfører jeres udgiftsopfølgninger og sender resultatet videre til koncernniveauet. Der er desuden 4 underliggende moduler i SBS, som I kan bruge til en mere detaljeret budgettering af fx løn og anlæg. Det hele bliver gennemgået i artiklen, som rummer følgende afsnit:

  1. Generel indflyvning til SBS
  2. Budget- og økonomistyring i SBS – herunder de budgetansvarliges rolle og rapporter
  3. Mulige tilvalg i SBS – herunder løn, omkostningsfordeling og anlæg

Generel indflyvning til SBS

SBS har til formål at samle budgetteringen og opfølgningen ét sted, hvor det også er muligt at beskrive budgetforudsætninger, afvigelsesforklaringer mm. Samtidig standardiserer SBS processen omkring budgetopfølgningen for hele staten.

SBS følger den statslige praksis, men kan samtidig tilpasses mange af den enkelte institutions individuelle processer og styringsbehov. Fx kan a) indsamling af budgetter og kommentarer fra projektledere gøres i et godkendelsesflow, b) der er mulighed for at samle hele sin lønprognose ét sted, og c) I kan udarbejde en detaljeret omkostningsfordeling mm.

Som med andre it-systemer skal I overveje værdien af de forskellige elementer i SBS, inden de tages i brug. På den måde undgår I at bruge unødvendige ressourcer på at vedligeholde dele af budgettet, der ikke er styringsmæssigt relevante for jer.

Budget- og økonomistyring i SBS

Siden 2022 har det været obligatorisk at bruge SBS til at udarbejde den nye budgetprognose og afgive afvigelsesforklaringer til udgiftsopfølgningerne samt ved udarbejdelsen af grundbudgettet.

Derfor giver det god mening at udnytte så mange af modulerne i SBS som muligt. Dels for at forenkle arbejdet omkring udgiftsopfølgningen og få tænkt processerne godt igennem, så de understøttes af SBS på bedst mulig måde. Dels at få SBS tilrettet til jeres styringsbehov, hvor det er muligt.

I kan fx overveje:

  • Om det har en styringsmæssig værdi at budgettere på alle de dimensioner, der også regnskabsføres på.
  • Om en detaljeret periodisering giver mening for alle omkostninger/indtægter
  • Og om det vil give mening at involvere de budgetansvarlige via SBS.

Som en del af processen i forbindelse med udgiftsopfølgningen skal I aflevere en ny prognose og afvigelsesforklaringer til koncernen. Dette foregår også gennem SBS og gøres ved en simpel kopiering.

Alle data konsolideres, så koncernen kun har mulighed for at se den nye prognose på hovedkonto- og bogføringskredsniveau. Afleveringen af prognose mm. til koncernen er sidste skridt i hele opfølgningsprocessen og vil typisk følge et lidt andet spor end den interne budgetopfølgning. Derfor er det vigtigt at få gennemtænkt jeres processer, for både den interne og den eksterne budgetopfølgning, så der ikke opstår unødvendige ekstra skridt. Det kan også være en mulighed at tænke de to processer sammen, så I fx kan genbruge forklaringer fra den interne til den eksterne opfølgning.

De budgetansvarliges rolle

SBS giver mulighed for at inddrage budgetansvarlige, så de kan bidrage med viden om udviklingen og kommentarer til deres del af udgiftsopfølgningen. For at gøre det enkelt for de budgetansvarlige kan I afgrænse deres dataadgange, så de kun kan se deres eget lille udsnit af budgettet, og dermed kun skal forholde sig til det.

I arbejdet med de budgetansvarlige er der mulighed for at opstille en række processer, hvor der er tilkoblet et godkendelseselement. Således at der hele tiden er mulighed for at se, hvor langt processen er, og hvem der har godkendt budgettet hvornår.

Brugen af funktionen til de budgetansvarlige er ikke obligatorisk, og I skal overveje, hvor meget de skal inddrages, og om det skal ske via SBS. Det kræver nemlig ofte lidt ekstra uddannelse at få dem klædt ordentligt på til at kunne bidrage på den bedste måde.

Rapporter

Der er flere muligheder for rapportering i SBS. Der er lavet et antal standardrapporter, som kan findes både som en del af inputskemaerne og som selvstændige rapporter.
Herudover er der mulighed for at tilpasse både disse standardrapporter og udvikle rapporter fra bunden, der passer til lige præcis jeres styringsbehov.

Der er bl.a. mulighed for at:

  • lave egne beregninger
  • sammenligne flere budgetversioner (inkl. FFL og FL)
  • gruppere dimensioner i kategorier, der bruges til opfølgning, men som ikke er en dimension
  • ændre i formateringen
  • og meget andet

Vi anbefaler dog, at al rapportering til ledelsen foregår via rapporter i Power BI, mens rapporter til økonomifunktionens interne opfølgning med fordel kan laves i SBS.

Se også artikel om fordelene ved at bruge Power BI til rapportering.

Mulige tilvalg i SBS

SBS indeholder fire submoduler, der ikke er obligatoriske, men som kan give god styringsmæssig værdi og ekstra information om udviklingen i fx løn og afskrivninger. De 4 submoduler er:

  • Løn
  • Omkostningsfordeling
  • Anlæg
  • Sag (gennemgås ikke i denne artikel).

Løn

Lønmodulet i SBS tager udgangspunkt i LDV-fremskrivningen på baggrund af data fra SLS, inkl. stigningstakter fra OK-forhandlinger og andre elementer, der påvirker lønudviklingen. Med afsæt i LDV-fremskrivningen kan I tilføje korrektioner, indarbejde vakante stillinger og tilføje kommentarer til hver enkelt medarbejders løn. Herudover er der mulighed for at tilføje puljer, som fx studentermedhjælpere, refusioner, over/merarbejde mm.

De enkelte medarbejderes løn vil fremstå i SBS med de dimensioner, der er påsat som segment i SLS, og som modsvarer en dimension i SBS. Derfor er det vigtigt at sørge for, at segmenterne i SLS er koblet til den rette dimension i Navision. Ellers vil segmentet ikke vil fremgå som en dimension i SBS.

I SBS er der mulighed for at budgettere på både kroner og årsværk, og begge dele gøres ud fra samme princip. Om der skal følges op på både kroner og årsværk hos netop jer, kræver en individuel vurdering af, hvad der giver størst styringsmæssig værdi. Der er mulighed for kun at følge op på kroner og dermed helt ignorere årsværk – og omvendt. Laves der en lønopfølgning på kroner, er der mulighed for at overføre dette til institutionsbudgettet på et overordnet niveau, så lønnen ikke skal tastes manuelt.

Udover at kunne lave hele jeres lønprognose i SBS ud fra dimensionerne fra SLS, er der også mulighed for at lave en lønfordeling, så lønnen bliver fordelt ned på relevante øvrige dimensioner, fx FL-formål. Lønfordelingen kan laves enten på baggrund af timer og timepris, eller på baggrund af valgfrie forholdstal. Herudover kan den laves helt ned på medarbejderniveau eller blot på et overordnet niveau.

Fordelingen kan laves både på budget- og regnskabstallene, og der er mulighed for at hente en bogføringskladde, der kan kopieres ind i Navision.

Lønfordelingen kan kopieres op i institutionsbudgettet, så det hele er samlet et sted. Ønsker I ikke, at lønfordelingen skal fremgå af institutionsbudgettet og dermed også af udgiftsopfølgningen, kan dette også lades sig gøre. På denne måde vil I stadig kunne vise en lønfordeling i rapporter, både i SBS og Power BI. Samtidig behøver I heller ikke at bogføre lønfordelingen på regnskabstallene løbende, da den også blot kan bruges til rapportering i løbet af året og først bogføres ved årsafslutningen.

Omkostningsfordeling

En omkostningsfordeling kan være uoverskuelig at gennemføre, og der er ofte risiko for fejl, hvis fordelingen består af mange formler i store Excel-ark og flere datasæt, der skal hænge rigtig sammen. Ved at udnytte, at SBS kan lave en omkostningsfordeling på både de indirekte omkostninger og de generelle fællesomkostninger, kan I komme uden om de store regneark og de mange indviklede formler. Omkostningsfordelingen i SBS består af en fordeling af de indirekte omkostninger og en fordeling af de generelle fællesomkostninger defineret ud fra budgetvejledningen.

Fordelingen af de indirekte omkostninger tager udgangspunkt i de data, der er tilknyttet de dimensioner, der fordeles omkring. Det vil sige, at vælger I fx dimensionen “aktivitet” som fordelingsdimension, skal I vælge, hvilke aktiviteter der indeholder indirekte omkostninger, og som derfor skal aflevere budgettal. Derefter skal I vælge, hvilke aktiviteter der skal modtage de indirekte omkostninger og derved være med til at ”betale” de indirekte omkostninger. Der kan fordeles i to såkaldte ‘rul’, hvis der er behov for at bruge to forskellige fordelingsdimensioner.

Fordeling af de generelle fællesomkostninger forgår ud fra samme principper som ved fordeling af de indirekte omkostninger. Men her er der allerede taget stilling til, hvilke omkostninger der skal fordeles. Det er alle omkostninger på FL-formål 9XX. Derfor skal I her kun tage stilling til, hvilke dimensionsværdier der skal modtage data.

For alle tre fordelinger gælder det, at der kan bruges nedenstående fordelingsnøgler til modtagerværdierne:

  • på baggrund af lønkronerne
  • på baggrund af timer fra lønfordelingen
  • på baggrund af valgfrie forholdstal.

Ud over de tre ovenstående fordelingsnøgler kan I vælge at fordele jeres omkostninger ud fra en mark-up procent, der ganges på lønnen. Dog skal I være opmærksomme på, at I efterfølgende ikke kan bruge de øvrige fordelinger.

Ligesom med lønfordelingen i afsnit 3.1 kan der laves en fordeling på både budget- og regnskabstallene. Ligeledes kan I vælge at frigive fordelingen til institutionsbudgettet eller blot bruge fordelingen til rapportering. Her er der også mulighed for at hente en bogføringskladde, der kan kopieres ind i Navision.

 

Anlæg

Anlægsmodulet i SBS tager udgangspunkt i stamdata fra oprettede anlægskort i Navision samt fremskrivningen af afskrivningerne i LDV. Renterne bliver beregnet i SBS ud fra en standardsats på 5%.

SBS giver mulighed for at budgettere på både immaterielle og materielle anlæg, både eksisterende anlæg med et anlægskort og fremtidige anlæg, der endnu ikke er oprettet i Navision. Det betyder, at I har mulighed for at håndtere hele budgetlægningen af fremtidige investeringer i SBS, og på den måde også få renter og afskrivninger samlet ét sted.

For anlæg, der er under opbygning, vil SBS beregne de fremtidige renter frem til aktiveringsdatoen og afskrivninger fra aktiveringsdatoen, til anlægget er færdigafskrevet. Der er mulighed for at justere i bl.a. aktiveringsdatoen, afskrivningslængden mm. Disse justeringer vil så også slå igennem i rente- og afskrivningsberegningen.

Eksisterende anlæg vil også fremgå i SBS, og I vil derfor have det fulde overblik over jeres anlægsmasse – samt det fulde overblik over driftseffekten af jeres anlæg. Derudover har I også mulighed for at se den samlede låneramme, der kan sammenlignes med lånerammen angivet på finansloven, og som kan sendes med videre til koncernen i forbindelse med udgiftsopfølgningen.

Alle beregninger og justeringer i anlægsmodulet kan kopieres til institutionsbudgettet, så renter og afskrivninger automatisk fremgår på de dimensionsværdier, der er påsat det enkelte anlægskort. På denne måde kan den enkelte aktivitet eller projekt se de fulde omkostninger ved et anlæg.

Ønsker I hellere, at opfølgning på renter og afskrivninger foregår centralt, kan I stadig benytte anlægsmodulet til selve budgetteringen af investeringen. I så fald skal I lade være med at kopiere til institutionsbudgettet og i stedet bruge en af de mange driftseffektrapporter i anlægsmodulet til at budgettere jeres renter og afskrivninger direkte i institutionsbudgettet.

Har I brug for rådgivning?

Vi underviser i SBS på vegne af Økonomistyrelsen, så vi har et meget indgående indblik i systemet. Ligeledes har vi hands-on erfaring med budgettering i SBS kombineret med en generel stor erfaring med økonomistyring i stat og selveje.

Vi kan hjælpe jer i hele processen med implementering og den kloge ibrugtagning af SBS. Bl.a. med sparring om, hvilke dele der giver mest mening for jer og selvfølgelig ikke mindst hjælpe med konkret og målrettet undervisning i brugen af SBS set ud fra jeres behov.

Læs mere om vores ydelser inden for rådgivning og implementering af ERP-løsninger

Martin V Olsen, ERP-konsulent hos Globeteam
Martin V. Olsen
Globeteam Principal

Vil du høre mere? 

Vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at implementere og optimere brugen af SBS?

E-mail: mvo@globeteam.com

Mobil: +45 3071 4411

Andre læste også
19. februar 2024
Deltag i sikkerhedsseminar d. 12. marts kl. 9-12
I samarbejde med Microsoft og BlueVoyant inviterer Globeteam til sikkerhedsseminar. Deltag og bliv klogere på, hvorfor komplekse trusler kræver holistisk beskyttelse.
2. november 2023
SAP S/4HANA – få styr på roadmap og migreringsstrategi
Realiser det fulde forretningspotentiale af SAP S/4HANA med en målrettet køreplan & strategi for migreringen. I denne artikel deler SAP ekspert Aamir Bilal Chaudhry sine erfaringer omkring roadmap og valg af migreringsstrategi
3. oktober 2023
Mød Lars Lykke Olsen, SAP-konsulent hos Globeteam
Lars Lykke Olsen, SAP-konsulent hos Globeteam, fortæller om, hvordan han har fokus på at hjælpe kunderne med at høste den fulde forretningsværdi af deres nye SAP S/4HANA-platform

Nyhedsbrev

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler