Når Microsoft Teams først er rullet ud, så er næste skridt at få sikkerheden og organisationen med
Er I også kommet hurtigt i gang med at bruge Microsoft Teams til at samarbejde og kommunikere digitalt? Brugerne kender brugerfladen, og de fleste kan navigere på platformen, så det er vel godt nok – eller hvad?
Ikke helt. For før I har fået basale strukturer for sikkerhed og governance på plads, og brugerne har 100% styr på, hvorfor og hvordan de skal bruge Teams, så udebliver den fulde effekt at de nye muligheder.
I fuld gang med Teams på kort tid
De seneste uger har budt på en voldsom stigning i brugen af værktøjer til digital kommunikation og samarbejde. Mulighederne er mange, men i og med at langt de fleste organisationer allerede er Microsoft-kunder og dermed enten anvender Microsoft 365 eller er godt på vej til det, så har Microsoft Teams for de fleste været det åbenlyse valg.
Teams er let at bruge og intuitivt at gå til. For de ”gamle” Skype for Business-brugere er hele kommunikations- og mødedelen meget genkendelig. For helt nye brugere minder brugergrænsefladen og mulighederne meget om dem, de allerede bruger privat, eller måske kender fra deres studie. Og er der brug for hjælp og vejledning, er der masser af godt støttemateriale at finde i Microsoft-universet.
Men så er vi vel godt på vej?
Både ja og nej
Ja, fordi mange organisationer på få uger er kommet meget længere, end de havde forventet. Brugerne er på, de ser et formål og en fordel ved digital kommunikation og samarbejde, og teknologien virker. Organisationer, der for få uger siden havde planlagt at gå over til Teams til efteråret, traf på få dage beslutningen om at gå live nu. Slet og ret for at kunne fungere i den nye virkelighed, som COVID-19 skabte.
Og nej, fordi vi stadig mangler alt det basale, som SKAL på plads, så snart der er luft til det.
Systemmæssigt skal governance og sikkerhed gentænkes, tilrettes og opdateres. Ikke kun i Teams, men i hele økosystemet. Fordi optimal og sikker funktionalitet i Teams hænger 100 % sammen med det samlede Microsoft 365-setup. Det gælder bl.a.:
- SharePoint/OneDrive for Business
- Dokumentdeling
- Online samarbejde
- Sikkerhed i forhold til eksterne samarbejdspartnere
- Retention policies
- 3. parts-produkter
- Videomøderum (som oftest ikke automatisk kan køre Teams-møder)
- Brug på mobile enheder
- Nødvendige politikker og regler.
Og sidst men ikke mindst, skal det kommunikeres til organisationen, så det er til at forstå.
Når først strukturen er på plads, så skal brugerne lære at bruge Teams på en rigtig og sikker måde. Mange af dem kan allerede meget, men effektiv implementering kræver, at alle kan bruge Teams 100 % til præcis det formål, de skal. Selvfølgelig tilpasset til den enkelte afdeling, det enkelte team og den enkelte medarbejder.
Fuld effekt af de nye muligheder kommer først, når organisationen struktureret gentænker alle eksisterende arbejdsgange og processer ind i de nye muligheder. Her fungerer ”one size fits all” ikke. Effektiv og effektfuld transformation sker på afdelings- og teamniveau med aktiv involvering af organisationen og medarbejderne.
