Om Globeteam

Det organisatoriske Microsoft Office 365-projekt

Et er teknisk at ”tænde” for de nye funktioner i Microsoft Office 365. Noget andet er at opnå forretningsmæssig værdi af funktionerne. Det kræver, at der sker en forankring (eller adoption) af anvendelsen og driften af Office 365 – en forankring, der både skal dække forretningen og IT-afdelingen.

Via artikler, caseeksempler og ydelsesbeskrivelser kommer vi rundt om, hvorfor det er vigtigt at have skarpt fokus på adoption af Office 365. Vi dykker ned i de elementer, som skal være på plads, for at din organisation kan få lagt en klar og effektiv plan for implementering og ibrugtagning af platformen. 

I denne artikel giver vi en kort introduktion til det organisatoriske Office 365-projekt, som tæt koordineret med det tekniske projekt sikrer jer det ønskede udbytte af implementeringen.

Artiklen er skrevet af Per Andreasen, som er konsulent i Globeteams Management Team.

Det konkrete mål med det organisatoriske projekt er at give den bedst mulige ibrugtagning af de valgte elementer fra Office 365, således at såvel de enkelte brugere og organisationen som helhed får det ønskede udbytte af platformen.

Det skal således på forhånd fastlægges, hvilke dele af Office 365 man ønsker at anvende, i hvilken takt de indføres, samt hvordan man ønsker at anvende dem – inklusiv den nødvendige vejledning og hjælp til brugerne.

Det organisatoriske projekt skal endvidere tage højde for, at organisationen løbende tager nye funktioner i anvendelse og/eller ændrer på anvendelsen af allerede implementerede funktioner.

Microsoft Office 365 giver helt nye muligheder for at arbejde med dokumenter og information og samarbejde med andre – både inden for og uden for organisationen.

Derfor er det vigtigt at afklare, hvad implementeringen af Office 365 betyder for organisationens medarbejdere. Hvordan skal man i fremtiden arbejde og samarbejde omkring dokumenter? Hvordan får man lavet om på de meget indgroede arbejdsgange med fx at sende dokumenter til hinanden via e-mail frem for at samarbejde omkring dem i OneDrive eller på et SharePoint site? Endvidere vil en implementering af Microsoft Teams som telefoniplatform give helt nye muligheder for kommunikation – både internt og med eksterne parter.

Dette kræver grundig forberedelse og dialog med organisationen om, hvordan man skal arbejde fremadrettet. Hvor ligger de største gevinster ved Office 365? Hvem skal opleve gevinsterne? Hvad er forudsætninger for at få det forventede udbytte? Hvad skal der udarbejdes af vejledninger? Hvordan får man introduceret de nye funktioner med tilhørende arbejdsmåder til medarbejderne?

Disse og flere andre spørgsmål er det vigtigt at få fastlagt, inden man implementerer Office 365.

Det organisatoriske projekt skal være tæt koordineret med det tekniske projekt, således at der er fuld overensstemmelse mellem, hvad der faktisk implementeres i det tekniske projekt, og hvad der meldes ud i det organisatoriske projekt. Dels at der sker en løbende tilpasning igennem hele det samlede projekt i takt med, at det tekniske projekt bliver klogere på de organisatoriske behov, og organisationens deltagere i de organisatoriske projekt bliver klogere på mulighederne i Office 365.

Globeteam har gode erfaringer med at opdele brugerne i forskellige typer med hver deres karakteristika. De forskellige brugertyper kan have forskellige behov for IT-understøttelse, måder at samarbejde med andre m.v.

Her kan du læse mere om, hvordan en brugerprofil tilgang kan målrette anvendelsen af Office 365 og sikre en væsentlig reduktion af licensomkostningerne.

Figuren neden for illustrerer det samlede Microsoft Office 365-projekt:

 

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler

Tilmeld

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov

Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?