Jes er Bid Manager med ansvar for vores rammeaftaler. Her fortæller han om aftalernes betydning
Rammeaftaler fylder stadig mere i det offentlige indkøb – og i samarbejdet med Globeteams kunder. I dag kan vi levere på hele 25 rammeaftaler og 8 dynamiske indkøbssystemer inden for IT og service management.
I 2024 blev Globeteam tildelt 6 nye rammeaftaler: SKI 17.11 Managementsupport, SKI 02.19 Fagsystemer, SKI 02.14 IT-konsulentydelser, UFST Rammeaftale om it-udviklingsydelser, Erhvervsstyrelsen IT-rammeaftale 2024 og SKI 17.13 Managementkonsulenterydelser.
Nye aftaler i første del af 2025 er: Andel Holding – Delaftale 10 Microsoft Operations, SKI 02.15 It-rådgivning og SKI 02.17 It-konsulenter.
Se en oversigt over alle Globeteams SKI-aftaler her og vores øvrige rammeaftaler her
Men hvad betyder det egentlig for vores offentlige kunder? Hvordan får de mest ud af de muligheder, rammeaftalerne giver? Og hvordan arbejder Globeteam som leverandør på aftalerne?
Det og meget mere giver Bid Manager Jes Mou Jessen svar på her. Han har siden 2019 haft ansvar for vores rammeaftaler og udbud.
Hvorfor er rammeaftaler en vigtig prioritet i Globeteam – og hvordan kan kunderne mærke det?
”De offentlige kunder indkøber langt de fleste af deres IT-ydelser via rammeaftaler, og en stor del af Globeteams omsætning kommer fra offentlige kunder. Hvis ikke vi er på rammeaftalerne, så er der rigtig mange opgaver, vi reelt ikke har adgang til at levere på.
Rammeaftalerne giver os samtidig en naturlig indgang til dialog med kunderne – det, jeg kalder license to talk. Det skaber værdi for begge parter, at vi kan hjælpe med at afklare deres behov og finde de rigtige løsninger. Den mulighed har vi ikke på SKI-aftalerne, men her kan vi i stedet bringe aftalerne ind i dialogen ved at gøre kunderne opmærksomme på, at de kan bruge dem til at gennemføre et enkelt og hurtigt indkøb.
For kunderne er der en stor tryghed i, at vi har mange års erfaring med at arbejde på aftalerne. Vi kan vejlede dem om, hvordan de kommer lettest til et indkøb.”
Forskellige typer rammeaftaler
Grundlæggende arbejder vi med fire forskellige typer af rammeaftaler:
- De eksklusive aftaler, som er indgået direkte mellem Globeteam og en kunde. Her bliver vi automatisk tildelt alle opgaver inden for aftalen.
- SKI-aftaler med direkte tildeling, hvor kunderne baseret på en konkret opgavebeskrivelse kan evaluere et begrænset antal leverandører og blandt dem vælge den bedst egnede.
- Rammeaftaler med miniudbud, hvor opgaver konkurrenceudsættes mellem flere leverandører.
- Dynamiske indkøbssystemer, som er mere fleksible og ofte har mange leverandører på. Her har kunderne mulighed for løbende at ændre ydelser og optage nye leverandører.
Hvilke fordele giver rammeaftalerne typisk for offentlige kunder?
”Det afhænger selvfølgelig af, hvilken type aftale der er tale om, men generelt giver rammeaftaler kunderne tre fordele: Tæt samarbejde og domæneindsigt, hurtigere indkøb og fleksibilitet til at handle, når behovet opstår.
På de eksklusive aftaler får kunderne et meget tæt samarbejde med den valgte leverandør, som opbygger et indgående kendskab til deres organisation og dyb domæneviden. Det giver mere målrettet rådgivning og større tillid i samarbejdet.
På rammeaftalerne går det langt hurtigere at gennemføre et indkøb sammenlignet med at gennemføre et fuldt udbud. Faktisk kan det gøres på helt ned til nogle få dage på aftaler med direkte tildeling, hvor et større udbud typisk kræver omfattende ressourcer og tager mange måneder. Selv miniudbud kan gennemføres på under 30 dage. Kunden får altså en både billigere og mere effektiv vej fra behov til løsning.
Mange kunder kender ikke nødvendigvis deres præcise behov et år eller mere frem i tiden. Rammeaftalerne giver dem mulighed for at handle løbende og mere smidigt, når behovet opstår. Det er især værdifuldt i en virkelighed, hvor budgetter og prioriteringer hele tiden ændrer sig.”
Hvad kræver det af os som leverandør at blive valgt på en rammeaftale?
”Først og fremmest skal vi kunne dokumentere, at vi er i stand til at levere de ydelser, der efterspørges. Der er der ingen tvivl om, at det er en blåstempling af Globeteam som leverandør at blive valgt på en rammeaftale.
Processen starter typisk med en prækvalifikation, hvor vi skal vise, at vi har de rette kompetencer og relevante erfaringer, og det gør vi med kundereferencer. Her står vi rigtig stærkt. Det siger noget om den kvalitet og erfaring, vi kan dokumentere.
På mange rammeaftaler vægter prisen højt, og her er det afgørende, at vi kan finde den rigtige balance mellem kvalitet og pris. Når det giver mening, kan vi supplere med vores udviklingsressourcer i Vietnam. Det gør det muligt for os at tilbyde attraktive priser, samtidig med at vi fastholder høj faglighed og kvalitet i leverancen.”
Hvis man virkelig vil have noget ud af rammeaftalerne, så er det min anbefaling, at man har en løbende dialog med sine leverandører. På den måde kan man holde sig ajour med, hvad vi kan tilbyde af ydelser og kompetencer.
Hvilken rolle spiller du som bid manager i forhold til rammeaftalerne?
”Min vigtigste opgave er at sikre, at vi forstår, hvad kunden efterspørger, så vi kan svare præcist og målrettet på det i vores tilbud.
Jeg sætter teamet, koordinerer samarbejdet med vores specialister på tværs af huset og sikrer, at vi får skrevet et tilbud, hvor det tydeligt fremgår, hvordan vi kan hjælpe kunden med at løfte den specifikke opgave. Det er ikke nok at beskrive vores kompetencer, vi skal vise, hvordan vi bringer dem i spil i netop denne kontekst.
Det er en strategisk øvelse hver gang. Både i forhold til, hvordan vi formidler vores kompetencer og hvordan vi fastsætter den rigtige pris i forhold til den evalueringsmodel, som kunden bruger. Det synes jeg dog efterhånden, vi er blevet rigtig gode til.”
Hvad er dit bedste råd til, hvordan kunderne får mest muligt ud af en rammeaftale?
”Hvis man virkelig vil have noget ud af rammeaftalerne, så er det min anbefaling, at man har en løbende dialog med sine leverandører. På den måde kan man holde sig ajour med, hvad vi kan tilbyde af ydelser og kompetencer. Vores forretning udvikler sig jo også hele tiden.
Markedsdialogen er også fordelagtig i forbindelse med miniudbud. Det er en oplagt måde at sikre, at udbudsmaterialet rammer rigtigt. Et godt eksempel er en udbudsforberedelse, hvor en kunde ønskede 24/7 support med en times reaktionstid. Her kunne vi med det samme sige, at det ville blive alt for dyrt i forhold til deres behov, og på baggrund af den dialog valgte kunden at justere kravene og lave et nyt, mere realistisk udbud.
Særligt i de tilfælde, hvor der er flere leverandører på en aftale, kan man få stor værdi ud af at hente forskellige perspektiver og få afdækket, hvad markedet egentlig kan levere.”
