Kundecase

RPC Superfos sparer 44 % på driftsbudget

Udfordring

Samarbejdet mellem RPC Superfos’ IT management og deres sourcingleverandør fungerede ikke optimalt, og leverandøren manglende forståelse for RPC Superfos’ forretningsmål.

Ligeledes var all-in-one sourcingmodellen ikke optimal for RPC Superfos og Superfos oplevede en ringe Servicedesk performance og lav brugertilfredshed.

Løsning

RPC Superfos gennemførte i samarbejde med Globeteam en strategiproces, der blandt andet resulterede i en revurdering af Superfos’ sourcingstrategi.

Ligeledes valgte Superfos ny ”best of breed”-strategi, hvor forretningsnære serviceområder insources, mens andre services udbydes til dedikerede og spidskompetente leverandører.

Resultat

”Best of breed”-strategien har resulteret i store besparelser på IT-budgettet. Driftsbudgettet er skåret med 44 % fra 2011 til 2012-13.

Derudover har de centrale IT-systemer fået en høj driftsstabilitet. Servicedesk og de lokale IT-admins fungerer nu som en integreret enhed og Superfos har fået markant hurtigere svartider på brugerhenvendelser og bedre forståelse for forretningen.

Skift af sourcingstrategi og opbygning af egen Service Desk funktion styrker kontrol af driften

Med et skifte af sourcingstrategi og opbygning af egen Service Desk funktion, har IT-organisationen i RPC Superfos fået kontrol over driften. Det har resulteret i en væsentlig bedre service, og samtidig færre udgifter til IT-drift. Superfos har reduceret driftsbudgettet med 44 % fra 2011 til 2012.

Som led i en strategiproces besluttede RPC Superfos sig for at ændre sin sourcingstrategi. En strategi, som var baseret på en primær leverandør, der varetog hovedparten af alle ansvarsområder i forbindelse med IT-drift og support.

I dag har RPC Superfos en ”best-of-breed” sourcingstrategi, hvor de har valgt leverandører med spidskompetencer inden for hvert enkelt IT-område og samtidig insourcet Service Desk funktionen.

”Hos Superfos gennemførte vi i sommeren 2011 et omfattende strategiarbejde i samarbejde med Globeteam, hvis formål var at koble IT og forretningen tættere sammen for at effektivisere virksomheden. Et af de projekter, som tidligt blev identificeret i strategiarbejdet, var skift af RPC Superfos’ sourcingstrategi, da samarbejdet mellem RPC Superfos og vores daværende sourcing-leverandør haltede. Leverandøren manglede forståelse for RPC Superfos’ forretningsmål og nedprioriterede blandt andet vores forslag til forbedringer,” siger Michael Opsahl, Group IT Manager, RPC Superfos.

”Best-of-breed” sourcingstrategi

Superfos kiggede derfor på forskellige strategiske modeller for, hvor IT-drift og support kunne placeres.

”Vi undersøgte blandt andet muligheden for en multisourcingmodel, hvor alle services udbydes til flere leverandører, og kiggede også på en kombination af multisourcing og insourcing, hvor forretningsnære serviceområder insources, og andre services udbydes til mindre, men meget kompetente og specialiserede leverandører, ” siger Michael Opsahl.

Valget af sourcingstrategi faldt på den sidste løsning og afhang meget af RPC Superfos’ behov og eksisterende IT-strategi. Begrundelsen for valget af multisourcing og insourcing var blandt andet, at anvendelsen af flere leverandører ville øge RPC Superfos’ evne til hurtigt at implementere nye ændringer i infrastrukturen og understøtte produktionsvirksomhedens forretning bedre end hidtil. I IT Service Management (ITSM) transitionsprojektet, som projektet blev kaldt, indgik tre væsentlige delprojekter. ”

“I forbindelse med ITSM-transitionsprojektet skulle vi for det første finde nye leverandører og migrere alle systemer til de nye leverandører. For det andet skulle vi etablere vores egen Service Desk og sidst men ikke mindst udarbejde en Business Impact Analysis, hvor vi identificerede og prioriterede vores primære og kritiske forretningssystemer. Vores tidsramme var meget kort fra efteråret 2011 til sommeren 2012, men vi nåede det i et tæt samarbejde med Globeteam, som assisterede os på alle projekter,” fortæller Michael Opsahl.

Superfos sparer 44 % på driftsbudgettet med implementeringen af ny sourcingstrategi. Med besparelsen følger en langt bedre driftsstabilitet og brugerne oplever markant hurtigere svartider på deres henvendelser. Med andre ord har vi fået meget mere for færre penge."

Michael Opsahl, Group IT Manager, RPC Superfos

Valg af sourcingleverandører og transition af infrastruktursystemer

Givet den nye sourcingmodel skulle RPC Superfos ud at finde nye leverandører og gennemføre transitionen efterfølgende. For at finde den optimale sourcingmodel skulle sourcingniveauet på de tekniske domæner afklares, ligesom ansvarsområderne mellem de eksterne leverandører og internt i RPC Superfos skulle defineres.

Frem for at investere i servere, datacenter lokaler og netværksudstyr valgte Superfos fortsat at tilkøbe disse ressourcer som en outsourcet service. Med udgangspunkt i infrastructure as a Service (IaaS) undersøgte Globeteam markedet bredt for leverandører, der kunne levere IT-infrastruktur i et virtualiseret miljø og kvalificerede efterfølgende leverandørerne ned til en short list.

”Superfos’ knockout-kriterier for udvælgelse af leverandørerne var, at de var økonomisk solide, havde referencer inden for produktionsvirksomheder og erfaring med kunder, der arbejder internationalt. Endelig var det også meget vigtigt, at de selv kunne levere hele ydelsen uden brug af underleverandører,” siger Michael Opsahl, der fortæller, at Globeteam gennemførte forhandling og kontraktindgåelse med de fem primære leverandører, som i dag er ansvarlige for drift og support af bl.a. det virtuelle servermiljø, Lotus Notes, AS/400 og Internet Gateway.

”Selve transitionsforløbet af infrastruktursystemerne forløb meget professionelt. For at sikre en smidig transition valgte Globeteam at minimere og fjerne risici ved at tage stort ejerskab til processen, det vil sige, at daværende leverandør under udfasningen skulle lave så lidt som muligt. Vi skrev drejebøgerne, de nye leverandører flyttede de virtuelle serverer og satte udstyr op som kunne flytte og synkronisere data,” siger Michael Opsahl og fortsætter: ”Vi havde en ambitiøs deadline og en uge før deadline var alle systemer flyttet over. Det var et godt projekt, som opfyldte alle sine mål, og vi har i RPC Superfos opnået en langt højere driftsstabilitet.”

Insourcing af servicedesk som led i ny sourcingstrategi

I forbindelse med skifte af sourcingstrategi valgte RPC Superfos at insource Service Desk funktionen, fordi leverandøren havde vanskeligt ved at forstå forretningen og ikke kunne levere en optimal support. Service Desk funktionen blev officielt indviet juni 2012 og varetager blandt andet brugeradministration og 1. level support på Lotus Notes og Microsoft Windows 7 samt Microsoft server platform.

”Vi valgte at opsige aftalen med vores Service Desk leverandør, fordi vi selv rent økonomisk kunne gøre det mere effektivt og samtidig skabe en bedre kobling mellem IT og forretningen. Ved at hente det hele ind internt, er vores servicemedarbejdere tættere på forretningen og tættere på brugerne, der får en hurtigere og bedre kvalitet i opgaveløsningen,” siger RPC Superfos Group IT Manager Michael Opsahl, der fortæller, at insourcing af Service Desk funktionen giver positivt udslag i brugertilfredshedsundersøgelserne.

”Globeteam rådgav og var ansvarlig for etablering af Sevice Desk funktionen. De definerede og beskrev mål, varetog kontraktforhandling, implementerede call-center værktøjer samt rekrutterede og ansatte en servicekoordinator og to supportere, der startede primo maj, og som står for håndtering af alle IT-relaterede henvendelser fra brugere på RPC Superfos’ fabrikker i Europa og på mail i et tæt teamsamarbejde med tre lokale site IT-administratorer,” siger Michael Opsahl.

Servicekoordinatoren er ansvarlig for at koordinere og følge op på RPC Superfos’ IT-leverandører og sikre, at kontrakter og Service Level Agreements bliver overholdt. Servicekoordinatoren rapporterer til Michael Opsahl, som fortæller, at han med etableringen af Service Desken har fået frigivet tid til strategiske tiltag i forretningen.

”For at sikre en professionel service er processer og roller i Service Desk funktionen baseret på ITIL rammeværk, som fortløbende tilpasses og forankres,” siger Hans Christian Holst, Principal hos Globeteam.

Globeteam har bidraget meget til den succes, som Superfos har opnået med den nye sourcingstrategi. Både på det strategiske, det forretningsmæssige og på det tekniske og projektledermæssige niveau har Globeteam assisteret med stor kompetence og commitment og har haft stort fokus på Superfos’ behov.”

Michael Opsahl, Group IT Manager, RPC Superfos

Business Impact Analysis

Globeteam gennemførte i starten af projektet en Business Impact Analysis i form af en grundig undersøgelse, der kortlagde virksomhedens kritiske forretningsprocesser og understøttende IT-systemer. For at kunne udpege kritiske processer og krav til reetableringstid gennemførte Globeteam en række interview med Superfos’ kernemedarbejdere i Europa.

”Det kom der en rapport ud af, som vi har fået utrolig meget gavn af, og som giver os en oversigt over RPC Superfos’ kritiske systemer og forretningsprocesser. Rapporten identificerer og deler systemerne i tre grupper, som sætter os i stand til at foretage en præcis prioritering i forbindelse med reetablering ved systemnedbrud, så vi investerer vores ressourcer der, hvor de gør størst gavn,” siger Michael Opsahl.

RPC Superfos

RPC Superfos er industriførende inden for sprøjtestøbt plastemballage løsninger og opererer i hele Europa fra ni produktionsanlæg og 16 distributionscentre.

RPC Superfos opfinder, designer og producerer plastemballage til fødevarer og non-food producenter.

RPC Superfos har godt 1200 ansatte og omsætter for 331 millioner euro.

Henrik Gissel Szokody
Salgsansvarlig

Kan jeg hjælpe?

Vil du høre mere om, hvordan Globeteam kan hjælpe dig med en lignende opgave, så kontakt mig gerne på +45 4245 8797 eller hgs@globeteam.com

Nyhedsbrev

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler

Venligst accepter marketing-cookies for at se denne formular.