Om Globeteam

Skab grundlag for en effektiv digitalisering af organisationens processer

I artiklen “Digitalisering af processer i staten – hvorfor udebliver gevinsterne? gik vi på jagt efter årsagerne til, at statslige myndigheder ikke får høstet de forventede gevinster ved at digitalisere deres arbejdsprocesser. Artikel viser, at det ikke er én enkelt årsag, der ligger til grund for, om man får succes med digitaliseringen, men en kombination af mange årsager.

For at I kan imødegå de udfordringer, der kan spænde ben for en effektiv digitalisering, er der derfor ligeledes flere faktorer, I skal have på plads. De kan illustreres i nedenstående figur:

  • En dynamisk procesplatform: En forudsætning er naturligvis en velegnet it-løsning, der gradvis kan digitalisere myndighedens processer. Både i bredden med flere og flere processer og i dybden med større og større grad af automatisering – bestemt af om der er en positiv business case. Læs mere om potentialet med en dynamisk procesplatform her
  • En dynamisk platform kan stå alene, men vil oftest skulle fungere sammen med andre løsninger – f.eks. myndighedens ESDH-system. I de tilfælde skal I overveje jeres valg af teknologi og arkitektur – herunder principper for integration og automatisering.
  • I skal have et stort ejerskab til jeres processer og løbende justere dem i forhold til ændringer i interne og eksterne krav samt til teknologiens muligheder. I opnår først det fulde udbytte af digitaliseringen, når også centrale data er veldefineret og anvendes konsistent på tværs af styrelsens it-systemer.
  • En dialogbaseret implementeringsmetodik, der håndterer relationen mellem forretningen og it, hvor procesplatformen tilpasses forretningens behov og omvendt. Implementeringen skal suppleres med en struktureret gevinstrealiseringhvor organisationen arbejder systematisk med forandringsledelse og andre værktøjer til realisering af gevinster. Dialogbaseret implementering og struktureret gevinstrealisering bliver uddybet i de følgende afsnit.

Det er i vores erfaring de forudsætninger, der skal være på plads, før I kan forvente at høste alle gevinsterne ved digitalisering af jeres processer. Læs også Globeteams syv gode råd til at opnå succes med digitalisering af processer.

Om dialogbaseret implementering

Globeteam har udarbejdet en implementeringsmetodik, der er målrettet standard-/ rammesystemer som ESDH og dynamiske procesplatforme.

Metoden anvender agile principper, der sikrer fokus på brugernes anvendelsesværdi. Det højner kvaliteten af beslutninger og test – og gør dermed op med, at konfiguration af systemet typisk sker ”pr. felt”. Leverandør og kunde har en tæt dialog om den samlede proces for anvendelse af systemet.

Kunden opnår en god implementering, da konfigurationen sker som et forløb. Dvs. beslutninger sker over et antal iterationer, hvor den valgte opsætning løbende præsenteres for kunden, og hvor det er muligt at få gennemført justeringer.

Forudsætninger for succes med dialogbaseret implementering:

  • Få samlet en gruppe af medarbejdere, der har indsigt i den konkret sagsproces
  • Få sat nogle gevinst-/værdimål for den fremtidige systemunderstøttelse af sagsprocessen sammen med den ansvarlige leder. Disse gevinst-/værdimål skal være styrende for konfigureringsforløbet
  • Få etableret en fælles metode sammen med leverandøren af systemet
  • Etabler en driftsorganisation, der sikrer løbende justering af system og arbejdsgange

Forløbet er illustreret i nedenstående figur:

 

 

Figuren viser, at man kan springe ind i metoden både ved nyanskaffelse (de to første kasser) og ved (re)-implementering (de to sidste kasser). Det rigtigt værdiskabende sker i implementeringskassen, og det realiseres i driftsfasen.

Det agile forløb kan tilpasses den konkrete situation med antal iterationer og længden af disse. Afgørende spørgsmål er f.eks.: Hvor lang tid har man? Hvor mange ressourcer kan I kaste i implementeringen? Hvor kompleks er løsningen og processerne? Hvor kritisk er løsningen i forhold til myndighedens arbejdsprocesser?

Om struktureret gevinstrealisering

Hvordan man realiserer gevinsterne ved digitaliseringsprojekter kan måske virke som sund fornuft, men i praksis viser det sig alligevel ofte at være en udfordring.

Ved beslutning om et digitaliseringsprojekt kan man (jf. nedenstående figur) oftest godt blive enige om de overordnede mål med projektet, hvilke gevinster man skal kunne høste (bliver tit skruet op for at få den bedst mulige business case til beslutningerne), og hvilke leverancer projektet skal komme med.

Det er straks sværere at få gennemført de nødvendige forandringer – såsom at give nye kompetencer til medarbejdere og ledere samt få indarbejdet en ny adfærd i organisationen.

 

Der findes gode og veludviklede metoder til gevinstrealisering og organisatorisk change management, men de kræver, at der i organisationen er en grundlæggende forståelse for, at gevinstrealiseringen er et langt og sejt træk. Det kræver ledelsesmæssigt ejerskab til gevinsterne og de forandringer, der skal til for at høste dem, og det skal tilpasses den enkelte organisation. 

 

Hjælp til at digitalisere jeres processer? Kontakt:

Per Andreasen
E-mail: pan@globeteam.com
Mobil: +45 2427 7131

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Få vores nyhedsbrev

Få de seneste nyheder og bliv inspireret af spændende kundehistorier

Email

Fornavn

Efternavn

Virksomhed



Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?