Hold dig ajour med ændringer og nyheder i Office 365
I dag er det mere reglen end undtagelse, at en virksomhed har flyttet sit mailsystem til Office 365. Langt de fleste virksomheder er også allerede langt med at adoptere Office 365 fuldt ud. Services som Teams og Planner trækker i brugerne, og IT-afdelingen kigger dybt ind i compliance og sikkerhedsfunktionerne. Hvad gør man som IT-afdeling for at følge med udviklingen?
I denne artikel giver Globeteam gode råd til, hvordan IT-afdelingen kan holde sig opdaterede med ændringer og nyheder i Office 365.
Microsoft Office 365 har snart 10-års jubilæum og er i dag en helt anden service end i starten. I starten kunne man tydeligt genkende portalen fra dens on-premises services – eksempelvis Exchange, men stille og roligt er al rørføringen blevet udskiftet, og Office 365 er nu 100% bygget til skyen. Samtidig stiller udefrakommende regulativer, krav til IT-afdelingen, som eksempelvis GDPR med krav om ”Data subject request” eller nye typer af trusler, som der skal dæmmes op for.
Nogle af de HELT store fordele ved at have omfavnet skyen er, at man som virksomhed ikke længere sidder fast i gamle systemer, som umuliggør opgradering. En anden fordel er, at man nu kan følge med udviklingen. Dette er dog samtidig en af de helt store administrative udfordringer i en klassisk IT-afdeling, for pludselig dukker der nye services op, og gør man ikke noget som IT-afdeling, går brugerne bare i gang, og man taber kontrollen. Hvad gør man så?
Grundlæggende er der 3 slags ændringer: 1) funktioner der kommer, 2) funktioner der fjernes og så 3) ændringer til eksisterende funktioner:
1) Nye funktioner
Office 365 udvikler sig hurtigt og kadencen for nye funktioner øges støt og stiller derved høje krav til IT-ledelsen, som skal sørge for, at IT-supporterne har den fornødne viden, at brugerne i et omfang holdes orienterede om ændringer, så de oplever, at ledelsen er i kontrol. Ligesom det helt grundlæggende er god governance at være proaktiv og udvise god gammeldags rettidig omhu, for Office 365 er også en del af den kritiske infrastruktur.
Eksempler på nye funktioner:
- Microsoft Teams – som er alle vegne
- Microsoft Office Dark mode
- Shifts (Teams)
- Microsoft Stream
- Power platform
- osv.
2) Funktioner der fjernes
Løbende er der ting, som forsvinder, og dette stiller især krav til, at man holder sine vejledninger vedlige, og at dem, der administrerer løsningen, er skarpe på om nogle i virksomheden, anvender den pågældende funktion eller service. Dvs løbende change management, så brugerne ikke pludselig bliver ramt af et ikon, der skifter farve og deraf kommende tvivl.
3) Eksempler på ting der er forsvundet:
- Clutter – en mailbox funktion som løbende erstattes af ”Fokuseret Indbakke”
- Skype for Business Online, som erstattes af Microsoft Teams
- Azure Information Protection clienten, som erstattes af O365 labels
- Staffhub, som erstattes af Teams (shifts app’en)
- Osv.
Ændringer i Office365
Alle ændringer til Office 365 annonceres i god tid. Jeg har herunder listet de vigtigste steder at følge med:
- Message Center: ”Message Center” er den primære kanal til nyheder. Log in i admin portalen, klik på Health > Message Center – her er det muligt at filtrere, så der kun vises beskeder om relevante apps.
- Roadmap: Roadmap – her poster Microsoft løbende planer for den kommende periode.
- Se det før din nabo: Jeg anbefaler altid at udvælge en håndfuld early adopters og enable “targeted release”, dvs. at nogle udvalgte brugere får det allernyeste før alle andre, og derved har mulighed for at prøvekøre og komme i gang med vejledninger og opnå erfaringer. Targeted release sættes her i admin`portalen: Settings > Organization profile > Release preferences.
- Få det hele serveret: Der er bygget et supercool script, der faktisk samler alt dette og poster til en Teams kanal – kan findes her. På den måde kommer man i kontrol og skal ikke reagere på bagkant, eller endnu værre ligne et spørgsmålstegn, når brugerne selv opdager de nye funktioner.
Microsoft er ofte meget lydhøre for feedback, og nogle gange skubbes annoncerede ændringer eksempelvis med 6 måneder pga. heftigt pushback fra kunderne. Eksempel på dette var, da man i 2019 annoncerede Power Platform selfservice for slutbrugere. Det gav en masse støj, og man valgte så at skubbe launch til 14/1 2020, dvs. der er reelt lige lanceret en opdateret udgave.
Vi håber med dette at give lidt input til, hvordan man holder sig på toppen af Office 365 og derved bevarer kontrollen.
Sådan kan Globeteam hjælpe dig
Du kan med fordel booke Globeteam til en Office 365 Governance workshop, hvor vi gennemgår øvrige essentielle elementer, som kan have betydning for dig og din organisation.
Globeteam råder over stærke kompetencer inden for både infrastruktur og business consulting, hvilket gør det muligt for os at adressere projekter fra såvel en teknisk som en forretningsmæssig vinkel.
Læs her, hvordan I klarlægger organisationens behov og opnå større forretningsværdi af Microsoft 365
