Om Globeteam

Målret jeres køb af Office 365-licenser mod brugerens reelle behov

Skrevet af konsulent Kristian Præstgaard fra Globeteams Management Team.

Ved implementering af Microsoft Office 365 bør I tage udgangspunkt i de reelle brugerbehov, da der ellers er risiko for, at I indkøber for dyre Office 365-licenser, som brugerne ikke vil udnytte. Her hjælper brugerprofilering til at identificere ”arketyper” og derigennem målrette servicetilbud og licensanskaffelse. 

Med en tæt integration til Microsofts øvrige cloud-baserede services tilbyder Office 365 helt nye muligheder for at skræddersy brugeroplevelsen og levere målrettede programmer og IT-services til den enkelte bruger.

Dette giver IT-afdelingen et væld af nye muligheder, men samtidig også en række valg, der skal træffes. Det handler ikke længere blot om, hvilke programmer den enkelte skal have adgang til, men i langt større grad om, hvilken brugeradfærd der skal understøttes.

Brugerprofilering – sig farvel til standardbrugere

“One Size Fits all” har tidligere været et middel til at begrænse omkostningerne til brugerrettede programmer. De fleste af os kan nikke genkendende til begrebet en ”standardbruger”, og vi støder hyppigt på dette begreb, hvis vi henvender os til IT-afdelingen i en større organisation.

Og standardbrugeren – hvem er så det? Findes denne profil og hvilke arbejdsmæssige behov har vedkommende? Svaret er nej – standardbrugeren er fra den tid, hvor alle brugere fik tildelt en PC og måske en mobiltelefon, og hvor tablets og smartphones ikke havde gjort indtog endnu. Men verden har ændret sig, og specielt behovet for mobilitet har bidraget til ny brugeradfærd.

Brugerprofilering handler om at finde balancen mellem at levere en skræddersyet eller en standardiseret løsning. Der er høje omkostninger forbundet med begge disse yderpunkter:

  • En standardiseret løsning medfører risiko for indkøb af for dyre licenser og hardware. For at sikre at de enkelte og forskelligartede brugere kan udføre deres arbejde, tilbyder man en standardpakke, der indeholder mere, end hvad de fleste har brug for.
  • En skræddersyet løsning tilbyder netop, hvad den enkelte efterspørger. Der vil ikke blive overforbrug af hardware og licenser, men de drifts- og administrationsmæssige omkostninger er uhensigtsmæssigt høje.

Med brugerprofilering finder organisationen den optimale balance mellem den skræddersyede og den standardiserede løsning. Best Practice er mellem tre og seks brugerprofiler. Profileringen tager udgangspunkt i jobmæssige behov, og med baggrund i dem kortlægges brugernes IT-relaterede adfærd. Dette kombineres med organisationens nuværende og/eller kommende teknologiske muligheder og sammenfattes til tre til seks veldefinerede arketyper.

Fordelene ved brugerprofilering er at:

  • Undgå overkapacitet, som leder til unødvendige omkostninger for både hardware, licenser og serviceydelser
  • Reducere de operationelle omkostninger. Procedurer for at oprette, flytte og nedlægge brugere kan standardiseres yderligere og bidrage til en ”trimmet” administration
  • Reducere udviklingsomkostninger. Nye projekter skal tilpasses tre til seks profiler. Det er en stor hjælp, når fremtidige systemer kravspecificeres.
  • Øge brugertilfredsheden. Profiler er sammensat ud fra ægte brugeradfærd og sikrer, at hver jobprofil IT-understøttes optimalt.

Eksempler på Office 365 arketyper

Ved indførelse af Office 365 i organisationen hjælper Globeteam med at opdele brugerne i forskellige brugerprofiler med hver deres karakteristika. Gennemførsel af denne proces giver jer blandt andet et meget mere præcist beslutningsgrundlag for, hvilke licenstyper der er behov for til Office 365, hvilket ofte medfører en væsentlig reduktion af licensomkostninger.

En god måde at formidle, hvordan de enkelte brugertyper skal arbejde fremadrettet, er at beskrive såkaldte ”personas”, som er arketyper, der repræsenterer nogle specifikke behov. Personas i en organisation kan fx være:

  • Direktør
  • Mellemleder
  • Administrativ medarbejder
  • Decentral medarbejder uden egen computer, men måske en tablet eller smartphone

En personas er fiktiv, men gøres så personlig og konkret som mulig og beskrives som minimum med:

  • Navn
  • Billede
  • Alder
  • Rolle i organisationen
  • IT-erfaringer og IT-værktøjer i arbejdsdagen
  • Behov i relation til Office 365
  • Forhold der er særligt vigtige for personen

Vi udarbejder personas med stor involvering af nøglemedarbejdere i organisationen, og i dialogen omkring personas afdækker vi også behovene i relation til ibrugtagning af Office 365.

Figuren neden for illustrerer det samlede Microsoft Office 365-projekt:

Har du spørgsmål til brugerprofilering, er du naturligvis velkommen til at kontakte Kristian Præstgaard, e-mail kp@globeteam.com, mobil +45 5381 6007.

Få vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler

Tilmeld

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov

Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?