Om Globeteam

Digitalisering af processer i staten – hvorfor udebliver gevinsterne?

Mange statslige myndigheder oplever, at de ikke lykkes med at høste tilstrækkelige gevinster af deres initiativer til digitalisering af processer. I denne artikel bevæger vi os trin for trin gennem et typisk forløb for et digitaliseringsprojekt for at identificere, hvor årsagerne til de manglende gevinster opstår. 

De manglede gevinster opleves ofte flere steder på tværs af organisationen:

  • Kunderne (borgere og virksomheder) oplever ikke den forventede kvalitet i sagsbehandlingen i forhold til f.eks. sagsbehandlingstider, ensartethed, indsigt i sager og overholdelse af politiske kvalitetsmål.
  • Brugerne af it-systemerne er utilfredse med understøttelsen af processer og oplever det som en hindring for at overholde gældende regler og kvalitetsmål.
  • Mellemlederne får ikke realiseret de gevinster, som business casen stiller i udsigt (og de er ofte blevet reduceret i deres bemanding allerede, da løsningen blev sat i drift).
  • Mellemlederne har ikke den nødvendige indsigt i procesforløb og overblik på tværs af sager.
  • Topledelsen kan ikke i tilstrækkelig grad få realiseret deres strategiske initiativer, da de digitale løsninger ikke er fleksible nok.
  • It- og digitaliseringsenheden kan ikke honorere forretningens behov og forventninger til fleksibel digitalisering af processer med lave omkostninger.

Vi sætter jagten ind: Hvor gemmer årsagerne til de manglende gevinster sig?

Digitaliseringsprojekter følger i store træk nedenstående forløb, og i hvert trin kan der opstå uhensigtsmæssigheder, som medfører, at den løsning som brugerne får adgang til i trin 6, ikke giver de forventede gevinster.  

Lad os gå på jagt efter mulige årsager til de manglende gevinster – og lad os gøre det i omvendt kronologisk rækkefølge fra trin 6 til trin 1.

 

  1. Når løsningen er tagei drift  
  • Man rammer sjældent rigtigt første gang.
  • Man erkender, at der har været misforståelser mellem forretningen, og dem der skulle sikre digitaliseringen (en digitaliseringsafdeling eller en leverandør). 
  • Det er for dyrt og bøvlet at få justeret selv småting.
  • Løsningen er blevet til ”onesize – fits nobody” 
  • Løsningskompleksets arkitektur gør det dyrt at lave ændringer og tilføjelser til løsningen.
  • Der er ingen organisation til at gribe behovene for ændringer – projektet er lukket, og der er alene ressourcer til den tekniske drift.
  • Der er ingen i forretningen til at sikre, at gevinsterne reelt bliver høstet. Tit sker det, at bemandingen er blevet reduceret i henhold til business casen, men da de digitaliserede processer ikke stemmer helt overens med forretningens behov, må de tilbageværende medarbejdere kompensere ved at arbejde ekstra.
  1. Når implementeringen er gennemført
  • Forretningen oplever, at de ikke har været tilstrækkelig involverede i implementeringsforløbet.
  • Leverandørens viden om løsningens ”bedste praksis”-anvendelse har ikke været bragt i spil.
  • Testforløbet viser, at der er mange uhensigtsmæssigheder, som ikke er blevet fanget, men man bliver nødt til at overtage systemet og håbe på at kunne foretage ændringer efter idriftsætning
  • …dog viser det sig ofte, at der er truffet en række væsentlige strukturelle beslutninger undervejs, der er meget svære/umulige at ændre.
  • Den endelige løsning er kommet så sent fra leverandøren, at man ikke får udarbejdet fyldestgørende materiale til den organisatoriske implementering.
  • Kontrakten har ikke kunne rumme alle de spørgsmål, som implementeringsforløbet har krævet omkring f.eks. implementeringsmetodik.
  1. Anskaffelse og indkøb
  • Man har svært ved at vurdere, om løsningen opfylder organisationens funktionelle behov.
  • Man er ikke i stand til at vurdere, om løsningen reelt understøtter processerne, fordi kravene ikke afspejler organisationens processer, og fordi anskaffelsesprocessen ikke giver mulighed for at få løsningen præsenteret.
  1. Behovsafklaring
  • Funktionelle behov og krav er meget ”features/functions” og afspejler ikke organisationens processer.
  • Forretningen er ikke blevet involveret på en måde, så forretningsprocesserne fremgår af kravspecifikationen.
  • De tekniske krav afspejler ikke behovene for både robusthed på den ene side og fleksibilitet på den anden side.
  1. Strategi og handlingsplan
  • Strategien afspejler ikke organisationens evner og kompetencer (modenhed) til at implementere processtøttende systemer med succes.
  • Strategien afspejler ikke forskellighederne i organisationen.
  1. Review /indledende analyse 
  • Man kommer ikke hele vejen rundt omkring alle aspekter ved digitalisering af processer og får ikke skabt et dækkende og realistisk billede af organisationens evne til at høste gevinsterne ved digitaliseringen.


Men hvordan imødegår I så bedst ovennævnte udfordringer? Det retter vi fokus mod i en kommende artikel – så hold øje her på siden eller følg med på LinkedIn

 

Hjælp til at digitalisere jeres processer? Kontakt:

Per Andreasen
E-mail: pan@globeteam.com
Mobil: +45 2427 7131

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Få vores nyhedsbrev

Få de seneste nyheder og bliv inspireret af spændende kundehistorier

Email

Fornavn

Efternavn

Virksomhed



Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?