To ESDH-leverandøreres syn på dialogbaseret implementering
Vi har som et led i vores føljeton spurgt to leverandører om deres syn på den dialogbaserede ESDH-implementering.
Fujitsu
Fujitsus syn på den dialogbaserede ESDH-Implementering v/Jakob Svejgaard Head of Business Development and eDoc
Fujitsu har en mangeårig erfaring med ESDH-implementeringer. Vi har siden 1995 implementeret ESDH-systemer, og metoderne har været forskelligartede. Seneste implementering vi har foretaget har været via den dialogbaserede implementeringsmetode, og vores erfaring med dette har vist sig at være særdeles positiv.
Umiddelbart kan vores erfaringer summeres op i tre forskellige kategorier – anvendelsesgrad af systemet, systemunderstøttelse af opgaver samt tid og ressourcer.
Systemunderstøttelse af arbejdsopgaver
I forbindelse med den dialog vi har med kunden i implementeringsforløbet opnås en forståelse for hinandens muligheder, ønsker, behov og krav. I dette forløb og i denne forståelses- / erkendelses-fase identificeres nye muligheder og anvendelsesmetoder, som gør, at systemet i højere grad kommer til at understøtte kundens forretning, end hvis det blot var implementeret med kravsbesvarel-sen for øje. Dette bringer med andre ord både kunden og leverandøren tættere sammen med det fælles mål at implementere det, der giver mest mening for forretningen.
Anvendelsesgrad af systemet
Vores erfaring er, at kunderne opnår en højere anvendelsesgrad af systemet, da sagsprocesserne er designet og implementeret med maksimal udnyttelse af systemet for øje. Ligeledes er kundens store engagement i forbindelse med udarbejdelsen af sagsprocesserne i samspil med leverandøren med til at sikre et ejerskab blandt de involverede. Denne store inddragelse af forskellige faggrupper / personer hos kunden sikrer den bredest mulige organisatoriske implementering, hvilket er mindst lige så vigtig som den systemmæssige implementering.
Tid/ressourcer
Der er ikke tvivl om, at man bruger flere timer og ressourcer på denne implementeringsform. I takt med, at de forskellige udvalgte sagsprocesser udarbejdes og dokumenteres, bruges rigtig mange ti-mer i forbindelse med at designe og blive enige omkring den faktiske anvendelse samt konfigurering af systemet, så den rent faktisk understøtter den designede sagsproces.
Det positive er dog, at man flytter noget af tiden, man bruger i forbindelse med kravbesvarelsen til en mere produktiv dialog i forbindelse med implementeringen.
Faldgruber i denne kategori er uden tvivl, at man som kunde oftest ønsker en fast tidsplan, og det er den dialogbaserede implementeringsmetode ikke god til at håndtere. Her er det vigtigt, at både kunde og leverandør er ekstrem fokuserede på ændringsstyring i projektet.
Jakob Svejgaard, Fujitsu
E-mail: Jakob Svejgaard@dk.fujitsu.com
Telefon: 2713 3107
Formpipe
Formpipes syn på den dialogbaserede ESDH-Implementering v/Kim Sørensen
Formpipe Software A/S er leverandør af ESDH-systemet Acadre, der anvendes af 32 kommuner, Region Syddanmark og en række statslige organisationer.
I 2015 gennemførte Glostrup Kommune et EU udbud på indkøb af nyt ESDH-system og valget faldt på Acadre, der blev implementeret efter en agil, dialogbaseret metode.
Formpipe har i forbindelse med implementering af Acadre i Glostrup Kommune gennemført et større antal konfigurations- og arbejdsgangsworkshops i tæt samarbejde med kommunen, og Form-pipe har en særdeles positiv oplevelse af den agile metode til dialogbaseret implementering af ESDH. Det er vores oplevelse, at dialogen har gjort, at Glostrup Kommunes deltagere gradvist har fået større indsigt i Acadre og truffet bedre beslutninger, så det samlede resultat af hele implemente-ringsforløbet har opnået en højere kvalitet.
Formpipe oplevede, at der gennem hele projektet har været stor vægt på de forretningsmæssige fordele, kommunen kunne opnå gennem god organisatorisk implementering af ESDH-systemet, her-under i forhold til brug af automatisering af arbejdsprocesser, anvendelse af workflow, integration til andre it-systemer og integration til rammearkitekturens støttesystemer, herunder SAPA, organisa-tion, klassifikation, adgangsstyring m.m.
Kim Sørensen, Formpipe
E-mail: kim.soerensen@formpipe.dk
Telefon: 3325 6555
