Hvordan tager man det næste store og svære skridt i digitalisering af processer?
Yderligere digitalisering af processer står højt på dagsorden hos de fleste offentlige myndigheder og andre sagstunge organisationer, og der er hos mange ambitioner om yderligere effektivisering af interne arbejdsgange og bedre interaktion med “kunderne”. Men det kan være svært at vælge de rigtige teknologiske og organisatoriske løsninger.
De centrale spørgsmål er:
- Hvordan forbedrer man kommunikationen med borgere og virksomheder i samspil med de interne sagsprocesser?
- Kan man udnytte kunstig intelligens til at styrke sagsprocesserne?
- Hvordan får man fleksible løsninger, der hurtigt kan understøtte ny lovgivning?
- Hvordan gør vi det på en sikker og compliant måde?
- Hvor ligger gevinstpotentialet, og hvordan høster vi gevinster?
Som både rådgiver indenfor digitalisering af processer og leverandør af forskellige typer IT-løsninger til digitalisering og optimering af processer har vi i Globeteam stor forståelse for den usikkerhed om, hvad der er den rigtige vej at gå.
I denne korte artikel giver vi dig et overblik over mulighederne, samt hvilke overvejelser du bør gøre dig ved den fremtidige digitalisering af din organisations processer.
Effektivisering af Bagbutikkens sagsprocesser
Den danske offentlige sektor er blevet gennemdigitaliseret de seneste mange år. I “Bagbutikken” er sager blevet digitaliseret i enten fagsystemer eller ESDH-systemer, og i “Forbutikken” er der i stort omfang blevet etableret velfungerende selvbetjeningsløsninger, der giver borgere og virksomheder en god digital brugeroplevelse.
Men – mange steder er det blevet ved digitalisering af sager og dokumenter, mens det sjældent er lykkedes at digitalisere processerne, og derfor er Bagbutikkens sagsprocesser ikke blevet markant mere effektive, og der er ikke altid en smidig sammenhæng mellem selvbetjeningsløsningerne og sagsbehandlingssystemerne.
Mange offentlige myndigheder og virksomheder søger derfor efter den rigtige løsning til digitalisering af processerne, for der er mange muligheder, og det kan være en stor og svær beslutning at træffe:
- Skal man udbygge sit ESDH-system med en proces-tilbygning?
- Skal man købe et procesunderstøttende fagsystem?
- Skal man anvende RPA-robotter til at automatisere processerne?
- Skal man få udviklet sin egen løsning baseret på en procesmotor?
- Skal man afprøve mulighederne med kunstig intelligens, når nu der er udarbejdet en national strategi for det?
- Skal man droppe yderligere digitalisering og bare optimere processerne med de IT-løsninger, man allerede har?
Gevinsten afhænger af …
Spørgsmålene er således mange, og hvis man endelig får truffet et valg blandt de mange muligheder, opstår spørgsmålet, om ens egen organisation så overhovedet er i stand til at tage den valgte løsning til sig og høste de ønskede gevinster?
Svaret på disse spørgsmål er “Det afhænger af …” og især af følgende faktorer:
Graden af ejerskab til sine processer
Kan organisationen selv påvirke og ændre sine processer, eller er processerne styret af centrale beslutninger, som ligger uden for organisationens kontrol?
De eksisterende IT-løsninger og IT-arkitektur
Er man bundet af gamle eksisterende IT-løsninger, eller har man en fleksibel “moderne” cloud-baseret IT-arkitektur?
Ambitionsniveauet og digital modenhed
Har man en ambitiøs ledelse, der ser digitalisering som en integreret del af organisationens strategiske udvikling, og er mellemledere og medarbejdere engageret og “med” på denne udvikling?
Kompetenceniveauet i både IT-afdelingen og blandt medarbejdere og ledere
Har IT- og digitaliseringsafdelingen de nødvendige kompetencer til at realisere ambitionerne, og har forretningens medarbejdere og især mellemledere de nødvendige kompetencer til at kunne omlægge til nye digitale arbejdsgange?
Kvaliteten af data, der indgår i processerne
Er datakvaliteten tilstrækkelig god til, at processer helt eller delvist kan digitaliseres og automatiseres, eller skal der altid en medarbejder ind over for at fortolke de data, som indgår i processerne?
