Om Globeteam

Casebeskrivelse for dynamisk procesplatform: Ansøgningsproces

Hvordan kan en dynamisk procesplatform bidrage til at optimere styrelsens ansøgnings – og sagsprocesser? Læs casebeskrivelsen af, hvordan et ansøgningsforløb kan automatiseres fra ende til anden, så alle sagens parter arbejder i den samme løsning, og justeringer af processerne kan foretages løbende.

Mange mindre og mellemstore styrelser oplever, at de har svært ved reelt at digitalisere deres processer. Der er sjældent en god business case i at anskaffe målrettede fagsystemer, og derfor må de nøjes med at anvende et generelt ESDH-system.

Som det fremgår af Globeteams rapport om digitalisering af statens sagsbehandling, så har ESDH-systemerne sjældent den nødvendige fleksibilitet til at understøtte fulde processer og løbende justeringer, men er på godt og ondt udviklet til at være generelle.

Dertil kommer, at i de tilfælde hvor styrelsen har meget dialog med borgere og virksomheder via f.eks. en ansøgningsportal, er den fulde proces ikke understøttet. Selvbetjeningsløsninger og ansøgningsportaler er ofte afkoblet fra de interne sagssystemer.

Som vi konkluderer i rapporten, kan en såkaldt konfigurerbar procesplatform være en velegnet løsning til gradvist at digitalisere styrelsens processer – både i bredden med flere og flere processer og i dybden med større og større grad af automatisering – bestemt af om der er en positiv business case. Den konfigurerbare platform kan stå alene, men vil oftest fungere sammen med andre løsninger i styrelsen.

Sammenhængende og dynamisk understøttelse af ansøgningsforløb

Globeteam har udviklet sin egen dynamiske procesplatform Casewhere, som er ideel til at digitalisere komplekse, sammenhængende ansøgnings- og sagsbehandlingsprocesser. Læs mere om Casewhere her

Det følgende er et konkret eksempel fra en kunde, hvor Globeteam har konfigureret en løsning med Casewhere for at optimere et ansøgningsforløb.

Med Casewhere arbejder ansøger, myndighedens sagsbehandlere og tredjeparter, der eventuelt skal høres eller godkende ansøgningen, alle i samme løsning. Det vil sige, at der ikke er nogen separat ansøgningsportal og ingen komplekse integrationer mellem systemer.

Casewheres sikkerhedsmodel og arkitektur sikrer, at de enkelte parter kun har adgang til de informationer, de er autoriserede til.

Løsningen understøtter den dynamik, der på flere måder kendetegner ansøgningsprocesser:
• Mange procesvarianter – mange veje gennem procesforløbet.
• Regelstyret og understøtter løbende ændringer i regler og lovgivning.
• Processerne er ikke støbt i beton, men kan løbende optimeres og automatiseres yderligere.
• Forskellige versioner af den samme proces kan eksistere parallelt, hvilket især er relevant ved regelændringer og lange sagsforløb.

 

 

Forventede fordele

De tre parter i ansøgningsprocessen ansøger, sagsbehandlere i myndigheden og høringspart vil opleve en række fordele med Casewhere-løsningen til at understøtte det samlede sagsforløb:

Ansøgere vil opleve, at indsendelse af ansøgninger sker på samme måde som i en almindelig selvbetjeningsløsning. Den store fordel ligger i, at ansøgere har direkte adgang til egne sager og kan følge med i sagernes forløb, uden at der skal laves særlige integrationer mellem det interne sagssystem og selvbetjeningsløsningen. Ansøgerne er således altid fuldt opdaterede omkring deres sager og vil have mindre behov for at kontakte myndigheden for oplysninger om status på sager.

Sagsbehandlere i myndigheden vil opleve, at de samlede sagsprocesser er fuldt understøttet. Sagsbehandlingen er proces- og datafokuseret frem for udelukkende fokuseret på sager og dokumenter. Da dataindtastningen ikke er bundet til konkrete procestrin, kan sagsbehandleren altid ”komme af” med sine data. Samtidig holder Casewhere styr på, om de nødvendige data er indsamlet og indtastet, for at sagen kan komme videre. Sagsbehandlere vil endvidere opleve, at det er nemt at samarbejde med både ansøgere og høringsparter, da der er fuld gennemsigtighed – direkte i systemet.

Ledere og sagsbehandlere i myndigheden vil få bedre overblik over både sager og procesforløb – for egne sager og for teamets/kontorets sager – afhængig af, hvordan løsningen er konfigureret. De vil endvidere opleve, at der er kort vej fra, at et behov for justering af processer eller understøttelse af en ny proces opstår, til det er realiseret i Casewhere.

Høringsparter (interne som eksterne) vil ligesom ansøgerne opleve, at de har direkte adgang til de sager, som de skal kommentere.

It- og digitaliseringsafdelingen vil få et fleksibelt værktøj til at understøtte forretningens processer. Et værktøj, der smidigt spiller sammen med de andre it-løsninger, man har i myndigheden – f.eks. ESDH og andre sagssystemer samt automatiseringsteknologier som RPA/Robotics, der anvendes mange steder til at hjælpe med trivielle rutineopgaver. Casewhere kan være et alternativ til andre it-løsninger, men vil ofte være et supplement til eksisterende systemer.

 

Hjælp til at digitalisere jeres processer? Kontakt:

 

Per Andreasen
E-mail: pan@globeteam.com
Mobil: +45 2427 7131

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Få vores nyhedsbrev

Få de seneste nyheder og bliv inspireret af spændende kundehistorier

Email

Fornavn

Efternavn

Virksomhed



Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?