Styrket digitalisering i Faxe Kommune
Styrket digitalisering af en hel kommune på baggrund af et politisk ønske om et højere digitalt modenhedsniveau.
Digital transformationsproces med fokus på både strategiske tiltag (opstilling af mål og styringsparadigmer) og operationelle tiltag (forbedringer i implementeringsprocesser og samarbejds-/organisationsstruktur).
En kontinuert forbedringsproces, som foreløbig har ført til omstilling af IT-funktionen, og som nu fokuserer på at forbedre samspillet mellem fagområder og IT-funktion i digitaliseringsarbejdet.
Faxe Kommune opstiller digitaliseringsmål og gennemfører omstilling af IT-funktionen
Gennem en struktureret proces med både ledelse, fagområder og IT-funktion har Faxe Kommune påbegyndt en digital transformation, der skal føre til en effektivisering af indsatsen overfor borgerne.
Faxe Kommune har mere end 500 systemer, der understøtter kommunens mange opgaver. Systemerne skal implementeres og vedligeholdes, data skal opdateres osv. Samtidig er der store forventninger fra både borgere og medarbejdere om, at kommunen aktivt anvender ny teknologi til at effektivisere processer samt optimere kommunikation og samarbejde.
Digital transformation i en stor og kompleks organisation
Byrådet besluttede derfor i 2019 at igangsætte et forandringsprogram ”Styrket digitalisering”, der over en årrække skal løfte, omstille og udvikle kommunens digitalisering med fokus på kerneopgaven overfor borgeren. Programmet skal både fokusere på implementering af ny teknologi og infrastruktur, styrke de digitale kompetencer i fagområderne og IT-funktionen, effektivere arbejdsgange og frigøre ressourcer.
Faxe Kommune stod dermed overfor en stor udfordring, for hvordan er det lige, at man gennemfører en digital transformation?:
”Vi stod med en kæmpe opgave, men også med en meget stor opbakning fra både det politiske og ledelsesmæssige niveau i kommunen. Vi fik ressourcer til at igangsætte en omstillingsproces, som skulle føre til varige forandringer. Det var en stor tillidserklæring, men også en udfordring, for hvordan er det lige, at man gennemfører en digital transformation i så stor og kompleks en organisation? Men nu havde vi chancen, og vi har kastet os ud i det med god assistance fra Globeteam,” siger Jens Vedel Jørgensen, der er chef for Center for Teknologi, som driver omstillingsprocessen.
Digitaliseringsindsatser på både strategisk og operationelt niveau
I tæt samarbejde mellem repræsentanter for fagområderne, kommunens ledelse og Center for Teknologi blev der formuleret en række overordnende styringselementer for den digitale transformation. Herunder en digital vision og digitaliseringsprincipper for kommunen. Der blev også identificeret en række mere konkrete tiltag, som skulle løfte organisationen.
Herefter blev Globeteam bragt på banen for at hjælpe med at realisere transformationen. Der blev først sat fokus på Center for Teknologi, som skulle være drivkraft i omstillingen af hele kommunen og derfor var nødt til selv at udvikle sine processer, kompetencer mv. En række projekter og initiativer førte til konkrete omstillinger, f.eks.:
- 2025-mål for Center for Teknologi blev formuleret.
- Fremtidige behov for kompetencer og nye medarbejdere blev identificeret.
- En ny organisationsstruktur, der afspejlede mål og kompetencebehov, blev designet og implementeret, ligesom den fysiske indretning af Center for Teknologi blev ændret.
- Brugersupportens processer, struktur, systemer mv. blev analyseret og forbedringstiltag identificeret og gennemført – til gavn for både brugere og supportere.
- Nye medarbejdere blev ansat til bl.a. at sikre bedre styring af implementeringsprojekter, leverandørhåndtering, forbedret sikkerhed mv.
- Medarbejderne i Center for Teknologi blev uddannet i forbedret kommunikation, og der blev drøftet holdninger, adfærd og samarbejde, samt hvad der konkret kunne gøres for at løfte disse områder.
Den digitale omstilling i kommunen blev således påbegyndt på både strategisk og operationelt niveau og førte hurtigt til synlige ændringer. I første omgang i Center for Teknologi.
Globeteam hjalp Faxe Kommune med at designe og gennemføre processen over en længere periode.
Globeteam bragte en masse erfaring til bordet om, hvordan man omstiller en organisation og øger den digitale modenhed. Det kunne vi bruge til at få skabt en synlig omstilling i vores IT-funktion og begynde forandringsprocessen ud mod vores fagområder. Globeteam holdt os til ilden, fik organiseret og skubbet på i de mange processer og bidrog med specialistviden om, hvordan vi kunne optimere f.eks. vores brugersupport og indrette vores IT-organisation. Der blev skabt en klar kobling mellem de overordnede mål for den digitale omstilling og de konkrete tiltag, som vi gennemførte.”
Den digitale omstilling fortsætter
Efter at have gennemført store forandringer i IT-funktionen er Faxe Kommune nu i færd med at rulle den digitale omstilling ud i fagområderne:
”Vi er nu ved at afklare, hvordan samspillet mellem Center for Teknologi og fagområderne skal være fremover, når vi implementerer og drifter IT-systemer. Hvilke roller skal vi hver især spille, og hvad er vores ansvar?”, beretter Jens Vedel Jørgensen. ”Vi er for eksempel ved at implementere systemejer- og dataejerroller, så det bliver mere tydeligt, hvad vi kan forvente af hinanden. Tanken er, at vi kan lave en bedre og hurtigere omstilling til ny teknologi, hvis vi kan få hele organisationen i spil og ikke kun vores IT-funktion. Digitaliseringen skal ud at leve og understøtte brugerne der, hvor den konkret har effekt og konsekvenser – i fagområderne. Derfor arbejder vi også med at etablere en projektmodel for, hvordan vi vil gennemføre digitaliseringsprojekter fremover.”
Kan jeg hjælpe?
Vil du høre mere om, hvordan Globeteam kan hjælpe med jeres digitale transformation, så kontakt mig gerne på +45 4245 8797 eller hgs@globeteam.com
Nyhedsbrev
Få vores nyhedsbrev
Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler