Om Globeteam

Målret kommunens servicetilbud og licensanskaffelse mod brugerens reelle adfærd

Skrevet af konsulent Kristian Præstgaard fra Globeteams Management Team

Microsoft har med Office 365 introduceret en suite af applikationer, der på alle måder tager højde for brugernes voksende præferencer for mobilitet. Med en tæt integration til Microsofts øvrige cloud-baserede services tilbyder Microsoft helt nye muligheder for at skræddersy brugeroplevelsen og levere målrettede services til den enkelte bruger.

Dette giver kommunens it-afdeling et væld af nye muligheder, men samtidig også en række valg, der skal træffes. Det handler ikke længere blot om, hvilke programmer den enkelte skal have adgang til, men i langt større grad om, hvilken brugeradfærd der skal understøttes.

Som organisation bør man stille skarpt på de adfærdsmæssige præferencer, da risikoen for over licensiering ligger latent i et hvert Office 365-projekt. Her hjælper brugerprofilering til at identificere ”arketyper” og derigennem målrette servicetilbud og licensanskaffelse mod den virkelige brugeradfærd. 

“One Size Fits all” har tidligere været et mantra for it-afdelingen og et middel til at begrænse omkostningerne for den del af infrastrukturen, der vender ud mod brugerne. De fleste af os kan nikke genkendende til begrebet en ”standard” bruger, og vi støder hyppigt på dette begreb, hvis vi henvender os til it-afdelingen i en større organisation.

Og standard brugeren – hvem er så det? Findes denne profil og hvilke arbejdsmæssige præferencer har vedkommende? Svaret er Nej – standard brugeren er fra den tid, hvor alle brugere fik tildelt en PC og måske en mobiltelefon, og hvor tablets og smartphones ikke havde gjort sit indtog endnu. Men verden har ændret sig og specielt mobility har bidraget til nye adfærdsmønstre.

Brugerne får i dag understøttet deres behov for mobilitet ved adgang til forretningsapplikationer fra både smartphones og tablets. Og det er ikke kun mobility, der er med til at ændre brugeradfærden; også det massive indtog af cloud-baserede services spiller en væsentlig rolle.

Brugerprofilering handler om at finde balancen mellem at levere en skræddersyet- eller en standardiseret løsning. Der er høje omkostninger forbundet med begge disse yderpunkter:

  • En standardiseret løsning er ensbetydende med en stor grad af overprovisionering. For at sikre, at de enkelte og forskelligartede brugere kan udføre deres arbejde, vil man ende med at tilbyde en standardpakke, der indeholder mere, end de fleste har brug for. Det leder til bl.a. overlicensiering.
  • En skræddersyet løsning tilbyder netop, hvad den enkelte efterspørger. Der vil ikke blive overforbrug af hardware og licenser, men de drifts- og administrationsmæssige omkostninger er uhensigtsmæssigt høje.

Med brugerprofilering finder organisationen den optimale balance mellem den skræddersyede og den standardiserede løsning. Best Practice er 3-6 brugerprofiler. Der tages udgangspunkt i jobmæssige arbejdspræferencer, og med baggrund i dette kortlægges brugernes it-relaterede adfærd. Dette kombineres med organisationens nuværende og/eller kommende teknologiske muligheder og aggregeres til 3-6 veldefinerede arketyper.

Fordelene ved brugerprofilering er:

  • Undgå overprovisionering, som leder til unødvendige omkostninger for både hardware, licenser og kapacitet
  • Reducere de operationelle omkostninger. Procedurer for at oprette, flytte og nedlægge brugere kan standardiseres yderligere og bidrage til en ”trimmet” administration
  • Reducere udviklingsomkostninger. Nye projekter skal tilpasses 3-6 profiler. Dette er en stor hjælp, når fremtidige systemer kravspecificeres.
  • Øget brugertilfredshed. Profiler er sammensat udfra ægte brugeradfærd og sikrer, at hver jobprofil it-understøttes optimalt.

Eksempler på arketyper hos kommunen

Ved indførelse af Office 365 i kommunen har Globeteam i samarbejde med vores kunder gode erfaringer med at opdele brugerne i forskellige brugerprofiler med hver deres karakteristika. Gennemførsel af denne proces giver blandt andet kommunen et meget mere præcist beslutningsgrundlag for, hvilke licenstyper der er behov for til Office 365, og derfor kan denne proces eksempelvis sikre en væsentlig reduktion af licensomkostninger.

En god måde at formidle, hvordan de enkelte brugertyper skal arbejde fremadrettet, er at beskrive såkaldte ”personas”, som er arketyper, der repræsenterer nogle specifikke behov. Typiske personas i en kommune er:

  • Direktør
  • Central leder på rådhuset – en centerchef eller forvaltningschef
  • Sagsbehandler på rådhuset
  • Decentral leder
  • Decentral medarbejder uden egen computer men måske en tablet eller smartphone – de ”varme hænder”

En personas er fiktiv, men gøres så personlig og konkret som mulig og beskrives som minimum med

  • Navn
  • Billede
  • Alder
  • Rolle i kommunen
  • It-erfaringer og it-værktøjer i arbejdsdagen
  • Behov i relation til Office 365
  • Forhold der er særligt vigtige for personen

Disse personas udarbejdes med stor involvering af nøglemedarbejdere i kommunen, og i dialogen omkring personas afdækkes også behovene i relation til ibrugtagning af Office 365.

Har du spørgsmål til brugerprofilering, er du naturligvis velkommen til at kontakte Kristian Præstgaard, e-mail kp@globeteam.com, mobil +45 5381 6007.

I næste artikel i vores Office 365 føljeton kigger vi nærmere på det tekniske projekt for implementering af Office 365, som i tæt koordination med det organisatoriske Office 365 projekt og brugerprofilering sikrer kommunen det ønskede udbytte af Office 365 platformen.

Nyheder
Koncepter

Second opinion assesment

Globeteam tilbyder at gennemføre en uvildig og højt kvalificeret second opinion assesment af din organisations investering i forretningskritiske projekter.
Cases

Allen Fog Nielsen, IBC – Videocase om Skype for Business

Se kundevideo med Allan Fog Nielsen, It-chef hos International Business College (IBC), som fortæller […]

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Navn:

E-mail:

Virksomhed:

Emne :

Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?