Om Globeteam

Det organisatoriske Office 365-projekt

Skrevet af Per Andreasen, konsulent i Globeteams Management Team.

Et er teknisk at ”tænde” for de nye funktioner i Office 365. Noget andet er, at kommunen skal have værdi ud af funktionerne. I denne artikel giver Per Andreasen en kort introduktion til det organisatoriske Office 365-projekt som tæt koordineret med det tekniske Office 365-projekt sikrer kommunen det ønskede udbytte af Office 365 platformen.

De konkrete mål med det organisatoriske projekt er at give den bedst mulige ibrugtagning af de valgte elementer fra Office 365, således at såvel de enkelte brugere og kommunen som helhed får det ønskede udbytte af Office 365-platformen.

Det skal således på forhånd fastlægges, hvilke dele af Office 365 man ønsker at anvende, i hvilken takt de indføres, samt hvordan man ønsker at anvende dem – inklusive den nødvendige vejledning og hjælp til brugerne.

Det organisatoriske projekt skal endvidere tage højde for, at kommunen løbende tager nye funktioner i Office 365 i anvendelse og/eller ændrer på anvendelsen af allerede implementerede funktioner.

Office 365 giver helt nye muligheder for at arbejde med dokumenter og information og samarbejde med andre – både inden for og uden for kommunen.

Derfor er det vigtigt at afklare, hvad indførelsen af Office 365 betyder for kommunens medarbejdere. Hvordan skal man i fremtiden arbejde og samarbejde omkring dokumenter? Hvordan får man lavet om på de meget indgroede arbejdsgange med fx at sende dokumenter til hinanden via e-mail frem for at samarbejde omkring dem i OneDrive eller i et SharePoint site. Endvidere vil en implementering af Skype for Business som telefoniplatform give helt nye muligheder for kommunikation – både internt i kommunen og med eksterne parter.

Dette kræver grundig forberedelse og dialog med organisationen om, hvordan man skal arbejde fremadrettet. Hvor ligger de største gevinster ved Office 365? Hvem skal opleve gevinsterne? Hvad er forudsætninger for at få de forventede udbytte af Office 365? Hvad skal der udarbejdes af vejledninger? Hvordan får man introduceret de nye funktioner med tilhørende arbejdsmåder til medarbejderne?

Disse og flere andre spørgsmål er det vigtigt at få fastlagt, inden man tager Office 365 i anvendelse i kommunen.

Det organisatoriske projekt skal være tæt koordineret med det tekniske projekt, således at der dels er fuld overensstemmelse mellem, hvad der faktisk implementeres i det tekniske projekt, og hvad der meldes ud i det organisatoriske projekt. Dels at der sker en løbende tilpasning igennem hele det samlede projekt i takt med, at det tekniske projekt bliver klogere på de organisatoriske behov og kommunens deltagere i de organisatoriske projekt bliver klogere på mulighederne i Office 365.

Globeteam har gode erfaringer med at opdele brugerne i forskellige typer med hver deres karakteristika. De forskellige brugertyper kan have forskellige behov for it-understøttelse, måder at samarbejde med andre m.v. Hvordan en brugerprofil tilgang kan øge kommunens anvendelse af Office 365 og sikre en væsentlig reduktion af licensomkostningerne, kan du læse mere om i vores næste indlæg i serien om Office 365.

Efter brugerprofilerings indlægget kigger vi nærmere på det tekniske projekt for implementering af Office 365, og opridser de muligheder kommunen kan opnå med teknologien.

Figuren neden for illustrerer det samlede Office 365 projekt, som Globeteams artikler i Office 365-serien dækker de kommende uger.

OFfice 365_650

 

Nyheder
Koncepter

User profiling metode

Globeteams projektmodel og unikke user profiling metode sammenstiller brugerprofiler med forretningens mål og it-afdelingens behov for teknisk solide og driftsstabile løsninger.
Cases

DSV – Strømlinet drift af hånd- og truckterminaler

DSV er en global udbyder af transport- og logistikløsninger og kører sin it-drift centralt […]

Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Navn:

E-mail:

Virksomhed:

Emne :

Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?