Om Globeteam

Udenrigsministeriet – Kortlægger interne it-driftsprocesser

Udenrigsministeriet er afhængig af en lang række it-systemer og applikationer for at understøtte driften af både ude- og hjemmetjenesten. Systemerne vedligeholdes og opdateres i et samarbejde mellem flere it-medarbejdere.

Over tid er der opstået mange procedurer, og der er mange platforme og systemer at holde styr på. Udenrigsministeriet besluttede derfor med støtte fra Globeteam at kortlægge de interne it-driftsprocesser og i den forbindelse anvende dokumentationsværktøjet ChangeDriver.

Siden sommeren 2015 har man således arbejdet med kortlægning og registrering af driftsdokumentation i et projekt med deltagere fra it-afdelingen og Globeteam.

It-chef, Jess Pilegaard er glad for projektets resultater og udtaler:

“Projektet har givet os et meget bedre overblik og en større sikkerhed i eksekveringen af vores processer. Vi har kæmpet med et ”dokumentationsefterslæb” gennem flere år, men med Globeteams assistance og værktøjer er vi kommet rigtig godt på vej”.

Udenrigsministeriet fortsætter arbejdet med at dokumentere og optimere de interne driftsprocesser frem til årsskiftet.

Læs og download casen her.

Projektets mål:

  • At få beskrevet alle Udenrigsministeriets it-processer i et sammenhængende proceslandskab. Dette gøres ved at samle den nuværende dokumentation i ChangeDriver, hvilket samtidig synliggør ”hullerne” i den skriftlige dokumentation. Medarbejderne bidrager efterfølgende til at udfylde de områder, der i dag ikke er beskrevet.
  • At etablere en ”wiki-løsning”, hvor den enkelte it-medarbejder med få klik kan finde frem til præcist de informationer, der er brug for.
  • At etablere en rapportstruktur, der understøtter forberedelse og gennemførelse af interne og eksterne audits. At opbygge en ”procesejer-struktur”, der sikrer, at systemet hele tiden er opdateret og levende.

Projektets fordele:

Projektet er stadig i gang, men allerede nu er fordelene mange:

  • Dokumentationen, der tidligere lå mange forskellige steder, er i dag centraliseret og let at tilgå. I processen er al dokumentationen blevet opdateret og tilpasset ”As-Is” billedet.
  • Det er blevet muligt at opdatere proceslandskabet med en meget lille ressourceindsats.
  • Med lettere adgang til dokumentation er det også blevet lettere, at løse de incidents, som brugerne anmoder om hjælp til at løse.
  • Større transparens og en tydeligt ejerskab/ansvarsfordeling mindsker den daglige friktion mellem de interne funktioner.
  • Den enkelte medarbejder ved præcist, hvad han/hun er ansvarlig for, og hvad der forventes for at udfylde jobbet og fungere i en procesorienteret organisation.
  • Audits kan gennemføres betydeligt lettere.

Kortlægning og registrering af driftsdokumentation

Procesdiagrammerne tilvejebringes gennem en række workshops. Medarbejderne fremskaffer efterfølgende tekster og screendumps til de enkelte procestrin, som derpå registreres i ChangeDriver.

Parallelt med dette arbejde opbygges stukturer i ChangeDriver svarende til organisationens nuværende virkemåde for at sikre genkendelighed, og at ejerskabet forankres dybt.

Den udarbejdede dokumentation præsenteres løbende for it-medarbejderne, således at den enkelte medarbejder kan kommentere og komme med rettelser/gode forslag.

Kontakt:

Jesper Vraa Nielsen,
E-mail: jvn@globeteam.com,
Mobil: +45 2362 6962


Esbjerg kommune – Fokus på brugernes behov

Esbjerg Kommune skulle effektivisere og professionalisere driften af deres klientplatform og samtidig imødekomme forretningens […]


Lifetime – Single sign-on med Facebook

Lifetime er en af Storbritanniens største udbydere af offentligt støttede uddannelses- og træningsforløb til […]


RPC Superfos – It skaber strategisk værdi

Superfos ønskede at koble IT og forretningen tættere sammen for at trimme og effektivisere […]


Odense Kommune – Ansatte logger på med NemID

I Odense er det ikke kun borgerne, der skal betjene sig selv via nettet. […]


Globeteam tilbyder ydelser inden for og på tværs af tre hovedområder

Business model

skab sammenhæng mellem it og forretning

Globeteam hjælper dig med at optimere værdien af dine it-løsninger ved at sikre, at de understøtter forretningens

strategi og vision

Optimer og moderniser din
IT-INFRASTRUKTUR 

Globeteam sikrer dig en velfungerende it-infrastruktur, så du opnår en mere stabil drift og øget medarbejdereffektivitet

understøt forretningen med en skræddersyet it-løsning

Globeteam tilbyder assistance til at udvikle eller tilpasse it-løsninger, som møder forretningens specifikke behov


Er du Interesseret i at høre mere?

Navn:

E-mail:

Virksomhed:

Emne :

Optimer din forretning og dine it-investeringer

Er du interesseret i at vide mere om Globeteams ydelser, og hvordan vi kan hjælpe netop din forretning?