Udenrigsministeriet kortlægger interne IT-driftsprocesser
Udenrigsministeriet havde gennem årene mistet overblikket over deres IT-driftsprocesser pga. manglende og inkonsistent driftsdokumentation.
Med støtte fra Globeteam har Udenrigsministeriet fået kortlagt de interne IT-driftsprocesser ved at implementere dokumentationsværktøjet ChangeDriver.
Udenrigsministeriet har fået et meget bedre overblik og en større sikkerhed i eksekveringen af deres processer, hvor ingen er i tvivl om, hvem der har ansvar for hvad.
Bedre overblik og større sikkerhed i eksekveringen af driftsprocesser
Udenrigsministeriet er afhængig af en lang række IT-systemer og applikationer for at understøtte driften af både ude- og hjemmetjenesten. Systemerne vedligeholdes og opdateres i et samarbejde mellem flere IT-medarbejdere.
Over tid er der opstået mange procedurer, og der er mange platforme og systemer at holde styr på. Udenrigsministeriet besluttede derfor med støtte fra Globeteam at kortlægge de interne driftsprocesser og i den forbindelse anvende dokumentationsværktøjet ChangeDriver.
Siden sommeren 2015 har man således arbejdet med kortlægning og registrering af driftsdokumentation i et projekt med deltagere fra IT-afdelingen og Globeteam.
Projektet har givet os et meget bedre overblik og en større sikkerhed i eksekveringen af vores processer. Vi har kæmpet med et ”dokumentationsefterslæb” gennem flere år, men med Globeteams assistance og værktøjer er vi kommet rigtig godt på vej”
Projektets fordele
- Dokumentationen, der tidligere lå mange forskellige steder, er i dag centraliseret og let at tilgå. I processen er al dokumentationen blevet opdateret og tilpasset ”As-Is” billedet.
- Det er blevet muligt at opdatere proceslandskabet med en meget lille ressourceindsats.
- Med lettere adgang til dokumentation er det også blevet lettere, at løse de incidents, som brugerne anmoder om hjælp til at løse.
- Større transparens og en tydeligt ejerskab/ansvarsfordeling mindsker den daglige friktion mellem de interne funktioner.
- Den enkelte medarbejder ved præcist, hvad han/hun er ansvarlig for, og hvad der forventes for at udfylde jobbet og fungere i en procesorienteret organisation.
- Audits kan gennemføres betydeligt lettere.
Projektets mål
- At få beskrevet alle Udenrigsministeriets IT-driftsprocesser i et sammenhængende proceslandskab. Dette gøres ved at samle den nuværende dokumentation i ChangeDriver, hvilket samtidig synliggør ”hullerne” i den skriftlige dokumentation. Medarbejderne bidrager efterfølgende til at udfylde de områder, der i dag ikke er beskrevet.
- At etablere en ”wiki-løsning”, hvor den enkelte IT-medarbejder med få klik kan finde frem til præcist de informationer, der er brug for.
- At etablere en rapportstruktur, der understøtter forberedelse og gennemførelse af interne og eksterne audits. At opbygge en ”procesejer-struktur”, der sikrer, at systemet hele tiden er opdateret og levende.
Kortlægning og registrering af driftsprocesser
Procesdiagrammerne tilvejebringes gennem en række workshops. Medarbejderne fremskaffer efterfølgende tekster og screendumps til de enkelte procestrin, som derpå registreres i ChangeDriver.
Parallelt med dette arbejde opbygges stukturer i ChangeDriver svarende til organisationens nuværende virkemåde for at sikre genkendelighed, og at ejerskabet forankres dybt.
Den udarbejdede dokumentation præsenteres løbende for it-medarbejderne, således at den enkelte medarbejder kan kommentere og komme med rettelser/gode forslag.
Kan jeg hjælpe?
Vil du høre mere om, hvordan Globeteam kan hjælpe dig med en lignende løsning, så kontakt mig gerne på +45 4245 8797 eller hgs@globeteam.com
Nyhedsbrev
Få vores nyhedsbrev
Hold dig opdateret på din virksomheds digitale muligheder med cases og faglige artikler