Ringkøbing-Skjern Kommunes erfaringer med agil tilgang til implementering af ESDH

Med agil implementering er der opnået en langt bedre understøttelse af arbejdsgangene i kommunen

Ringkøbing-Skjern Kommune valgte en agil tilgang til implementering af deres nye ESDH-system, da de for to år siden gik i udbud.

Jette Rask var projektleder på implementeringen, som nu er så langt, at kommunen kan konkludere på resultaterne.

Projektet var fra starten lagt an på, at kommunen ”ville noget” med ESDH-implementeringen. Der var behov for at rette op på en situation, hvor det eksisterende ESDH var upopulært i store dele af organisationen og blev anvendt uhensigtsmæssigt. Hvis kommunen valgte en traditionel implementeringstilgang, var man bekymret for at havne i samme situation med det nye ESDH.

Kommunen valgte derfor at inddrage agile principper i implementeringen for at opnå større ejerskab til opsætningen af systemet og de tilhørende nye arbejdsmåder – ikke mindst gennem dialog med leverandøren i konfigurationsforløbet.

Men hvad er så erfaringen, efter kommunen er gået i drift og gennemført deres første effektmåling?

Jette Rask fortæller, at det samlet set har været en stor fordel for kommunen at anvende en agil implementeringsmetode. Man valgte tre fagprocesser ud, som blev konfigureret i tæt samarbejde med leverandøren.

Disse tre fagprocesser var kommunens ”showcases” – og som man håber, vil inspirere andre fagområder i kommunen til at efterspørge en tilsvarende grundig understøttelse af flere fagprocesser

Dette har medført, at kommunen har fået

• Langt bedre understøttelse af arbejdsgangene og truffet bedre beslutninger om anvendelse og opsætning af systemet
• Større forståelse for mulighederne i systemet
• Større ejerskab til systemet og dets opsætning for de afdelinger, der har været involveret
• Bedre tid til at omlægge arbejdsgangene, så de passer til mulighederne i systemet
• En bedre test af systemet, da den agile fremgangsmåde lægger op til løbende test – og der var mange fejl, så det var rigtig nyttigt!

”Men gevinsterne kommer ikke af sig selv! Vi har brugt mange ressourcer i både digitaliseringsafdelingen og i de udvalgte dele af organisationen til dialogen med leverandøren og med os selv. Men det har bestemt været umagen værd”, siger Jette Rask.

Det har både handlet om at få ESDH-leverandøren med på metoden og få dem til at rådgive reelt om, hvad der er bedste praksis med løsningen til de konkrete arbejdsgange. Men også på de indre linjer har man måtte drøfte det løbende. Det er en modningsproces – både at arbejde agilt, men også at geare organisationen til at fastholde gevinstfokus som en del af hverdagen, efter projektet er afsluttet.

Hvad har været svært?

Jette Rask synes også, at der har været ting, som har været svære undervejs, men de har været til at håndtere. De væsentligste ting har været:

Forventningsafstemning med organisationen
Organisation og ikke mindst cheferne (procesejerne) skulle lige vænne sig til, at de også selv skal involvere sig i implementeringen og tage et ansvar. Procesejerne skal nemlig også ”eje” gevinsterne/værdier ved det nye system. Der er ingen tvivl om, at der, hvor procesejeren bakkede op og viste interesse og engagement, er man kommet længst.

Jette Rask fortæller: ”En lidt sjov oplevelse var, at en af vores proces/gevinstejere ved den afsluttende test spurgte ”Hvornår leverer I så de gevinster, vi har sat op som mål for systemet?” Underforstået – at nu havde han jo sat målene op, så måtte projektet komme med gevinsterne! Så måtte vi forklare ham, at gevinsterne kommer som en kombination af systemet, OG ikke mindst måden brugerne anvender systemet på. Og det sidste skulle han altså være hovedansvarlig for som gevinstejer!”

Ikke alle sagsprocesser har fået samme fokus
Der har været en grundig udvælgelse af de sagsprocesser, der skulle indgå i den indledende implementering af løsningen. Men da der er flere hundrede sagsprocesser (store som små), der ”bor” i ESDH-systemet, siger det sig selv, at man ikke kan få målrettet systemet til dem alle. Ringkøbing-Skjern valgte fire vigtige og repræsentative sagsprocesser – tre egentlige fagprocesser plus det man kaldte ”Standardsagen” – den almindelige og brede anvendelse af systemet. ”Vi tror, at det er tilstrækkeligt i første omgang, men vi overvejer at få flere sagsprocesser opsat efter samme princip” siger Jette Rask.

At finde den helt rigtige balance omkring ressourceindsats
Ifølge Jette Rask er der ingen tvivl om, at det har givet stor værdi at lægge den ekstra indsats i forberedelse og gennemførelse af implementeringsforløbet med en forholdsvis stor indsats fra nøglemedarbejdere fra forretningen.

3- 5 nøglemedarbejdere for hver sagsproces blev involveret, allerede da man skrev kravspecifikation, og det er de samme medarbejdere, der har været med til vurderingen af tilbuddene og igen de samme grupper, der har været involveret i selve implementeringen. Deres involvering har dels været på workshops for hver sagsproces, samt en del dialog omkring arbejdsgangene mellem workshops, men deltagerne har passet deres normale arbejde i perioden. Kun Jette Rask og én mere har været næsten fuldtids-allokerede i perioden”

Hvad har været det bedste?

”Det bedste er, at det faktisk er lykkedes! Ny funktionalitet er blevet taget i brug til nytte for brugere og borgere – i så stor grad, at leverandøren har følt sig meget udfordret undervejs og nu taler stolt om resultaterne i Ringkøbing-Skjern Kommune. Så selvom ikke alt er blevet perfekt, er det lykkedes at finde den svære balance at udfordre organisationen og leverandøren, og dermed opnå langt mere end på traditionel vis. Desuden giver læringen fra projektet os værdi på lang sigt, også i andre projekter”, siger Jette – der nu er en central person i kommunen for at bære de gode erfaringer videre.