Erfaringer med at anvende en dialogbaseret og agil model til ESDH-implementering
Mange kommuner bokser stadig med at få deres ESDH-system konfigureret på en måde, så de får det fulde udbytte af systemet. Leverandør og kommune taler ofte forbi hinanden – leverandøren forstår ikke brugernes reelle behov, og brugerne forstår ikke de fulde muligheder i systemet.
Inge Bograd fortæller om erfaringerne med at anvende en dialogbaseret og agil implementeringsmodel, som ofte giver langt bedre implementering end en traditionel vandfaldsimplementering.
De fleste kommuner bokser stadig med at få tilfredse brugere og god ESDH-anvendelse til at gå op i en højere enhed. Kender du situationen, hvor man har lavet en perfekt teknisk implementering af sit ESDH-system, men:
- De enkelte afdelinger fortsætter med de gamle arbejdsmåder og føler ikke ejerskab til den valgte opsætning af systemet
- Ledelsen har ikke ejerskab til den forventede værdi, kommunen skal have ud af systemet – og ved ikke, hvordan de skal følge op
- Det er svært (læs dyrt) at ændre på de grundlæggende beslutninger
Dette er ofte resultatet af en traditionel ”vandfalds”-implementering. Men disse dårlige resultater kan reduceres ved at inddrage agile principper ved implementeringen. Det gælder for ESDH-systemer, men også for andre standardsystemer, der konfigureres til kommunens anvendelse.
Agile principper sikrer fokus på brugernes anvendelsesværdi.
Det højner kvaliteten af beslutninger og test – og gør dermed op med, at konfiguration af systemet typisk sker ”pr. felt”; alt for ofte mangler dialog mellem leverandør og kommune om den samlede proces for anvendelse af systemet, og om alle felter overhovedet er relevante for brugernes sagsproces.
Kommunen opnår en meget bedre implementering, når konfigurationen sker som et forløb. Dvs. beslutninger sker over et antal iterationer, hvor den valgte opsætning sideløbende præsenteres for kommunen, og hvor det er muligt at få gennemført justeringer. Hvis der ikke gives plads til dialog og justeringer, kommer kommunen til at tage et system i drift, der er uhensigtsmæssigt opsat.
Afgørende for succes er:
- Få samlet en gruppe af medarbejdere, der har indsigt i den konkret sagsproces
- Få sat nogle værdimål for den fremtidige systemunderstøttelse af sagsprocessen sammen med den ansvarlige leder. Disse værdimål skal være styrende for konfigurationen
- Få etableret en fælles metode sammen med leverandøren af systemet
- Etabler en driftsorganisation, der sikrer løbende justering af system og arbejdsgange
Forløbet er illustreret i nedenstående figur:
Figuren viser, at man kan springe ind i metoden både ved nyanskaffelse (de to første kasser) og ved (re)-implementering (de to sidste kasser). Det rigtigt værdiskabende sker i implementerings-kassen, og det realiseres i driftsfasen.
Fordelene ved en dialogbaseret og agil implementeringsproces er:
- Brugerne får mulighed for at se konsekvensen af deres valg og få dem korrigeret inden idriftsættelse
- Kommunen får mulighed for at tilpasse sine arbejdsgange, så de passer til de valg, der er truffet
- Konfigurationen af systemet kan målrettes de konkrete anvendelsesområder, og man kan tilføje flere anvendelsesområder i takt med kommunens behov og parathed
- Kommunen får et større ejerskab til konfigurationen af systemet og til de tilhørende arbejdsgange
- Systemet bliver løbende testet i slutningen af hver iteration, og dermed får man et mere stabilt system, når det skal overtages
Det agile forløb kan tilpasses den konkrete situation med antal iterationer og længden af disse. Afgørende spørgsmål er fx: Hvor lang tid har man? Hvor mange ressourcer kan kommunen kaste i implementeringen? Hvor kompleks er løsningen og processerne? Hvor kritisk er løsningen i forhold til kommunens arbejdsprocesser?
Er det svært? Og hvad er den afgørende forskel?
Det er ikke svært – faktisk er metoden logisk og enkel. Men det er vigtigt, at grundlæggende forudsætninger er på plads. Vigtigst er:
- Ledelsesopbakning – for det kræver lidt flere ressourcer i implementeringen, men det er tjent hurtigt hjem i bedre anvendelse.
- Leverandøren skal være med, og formå at rådgive om bedste praksis og anvendelse.
- Beslutningsmod i kommunen – til at vælge nye arbejdsgange og ikke mindst fravælge ”plejer”.
- Jo mere konfigurerbart systemet er, des bedre.
Den afgørende forskel er, når brugerne efterfølgende siger, at de har fået et system, der passer til deres behov og reelt hjælper dem i den travle hverdag. Det er essensen af metoden.
